KI-Dokumentenklassifizierung

Weniger manueller Aufwand bei der Zuordnung von Patientendokumenten.

Die KI-Dokumentenklassifizierung automatisiert die Verarbeitung gescannter Dokumente: Sie erkennt Dokumente, trennt einzelne Dokumente automatisch voneinander, klassifiziert sie und ordnet sie dem richtigen Fall zu – direkt im Anschluss an den Scanvorgang.

Jetzt unverbindlich informieren

STATUS QUO

Scannen ist nicht das Problem. Die Zuordnung danach schon.

Ob zentrale Aktenverarbeitung nach der Entlassung oder dezentrales Scannen in Aufnahme und Leistungsstellen: In beiden Fällen müssen Dokumente einem Fall zugeordnet, voneinander getrennt und korrekt klassifiziert werden. Heute geschieht das beispielsweise über Barcodes, QR-Codes oder manuelle Eingaben.

Das kostet Zeit und ist fehleranfällig. Ohne eine einheitliche Klassifizierung hängt die Zuordnung häufig von der individuellen Einschätzung im Arbeitsalltag ab.

Dasselbe Dokument kann dadurch im Archiv unter unterschiedlichen Bezeichnungen abgelegt werden. Das erschwert nicht nur die tägliche Suche, sondern auch spätere automatisierte Auswertungen.

Die KI-Dokumentenklassifizierung setzt genau hier an: Sie standardisiert die Dokumentenzuordnung, reduziert manuelle Arbeitsschritte und sorgt für eine einheitliche Ablage in PEGASOS.

So funktioniert die KI-Dokumentenklassifizierung

Weniger manuelle Arbeit. Volle Entscheidungshoheit.

Die KI erkennt Dokumente anhand ihrer Bild- und Textinformationen und ordnet sie den passenden Dokumentklassen zu. Das Modell wird individuell auf die Formulare und Dokumentstrukturen Ihrer Einrichtung trainiert und so auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt.

Die automatische Verarbeitung ist darauf ausgelegt, manuelle Eingriffe deutlich zu reduzieren. Stapel mit geringer Erkennungssicherheit werden gezielt zur manuellen Validierung weitergeleitet. Die KI liefert die Klassifizierung als Vorschlag – die abschließende Kontrolle und Entscheidung bleibt beim Menschen.

Stapel wird gescannt
Zentral oder dezentral, mit vorhandenem Fallbarcode

KI erkennt & klassifiziert
Seitentrennung, Volltexterkennung und Zuordnung zu den passenden Dokumentklassen

Erkennungssicherheit wird geprüft
Unsichere Zuordnungen werden zur manuellen Validierung weitergeleitet.

Archivierung in PEGASOS
Die klassifizierten Dokumente werden in PEGASOS abgelegt und stehen anschließend für die Recherche und die gewohnten Workflows zur Verfügung.

Was die KI-Dokumentenklassifizierung für Sie bedeutet

Automatisierte Verarbeitung

Dokumente werden automatisch erkannt, getrennt und den passenden Dokumentklassen zugeordnet. Ihr Team muss nicht mehr jeden Stapel einzeln manuell bearbeiten. Die KI übernimmt die Vorarbeit, Ihr Team prüft und bestätigt die Zuordnung bei Bedarf.

Geprüfte Erkennungsqualität

Die Erkennungsleistung wird nach dem Training anhand eines unabhängigen Testdatensatzes überprüft. Die Ergebnisse werden gemeinsam in einem Abnahmeprotokoll dokumentiert – für eine nachvollziehbare Bewertung der Qualität vor dem Produktiveinsatz.

Volle Kontrolle, wenn sie gebraucht wird

Nur auffällige Stapel werden automatisch zur Validierung weitergeleitet. Auf Wunsch lässt sich auch konfigurieren, dass alle Dokumente manuell bestätigt werden. Die KI bereitet die Zuordnung vor, Ihr Team behält die Kontrolle und spart trotzdem Zeit.

Keine spezielle Hardware im Betrieb erforderlich

Für den laufenden Betrieb ist keine zusätzliche Hardware erforderlich. Der vorhandene PEGASOS-Applikationsserver bildet die technische Grundlage. Die für das Training erforderlichen Ressourcen werden durch NEXUS bereitgestellt.

Nahtlos in PEGASOS integriert

Die klassifizierten Dokumente werden direkt in PEGASOS archiviert und stehen wie gewohnt für die Recherche, bestehende Workflows und die Weiterleitung an das KIS zur Verfügung.

Anpassungsfähig durch Nachtrainings

Neue Formulare oder veränderte Dokumentbestände können eine Anpassung des KI-Modells erforderlich machen. Im Basispaket sind zwei Nachtrainings pro Jahr enthalten. Der konkrete Bedarf und die Durchführung werden abgestimmt. Weitere Nachtrainings können bei Bedarf zusätzlich vereinbart werden.

Was Sie zur KI-Dokumentenklassifizierung wissen sollten

Ist die KI-Dokumentenklassifizierung bereits verfügbar?

–+

Ja. Die KI-Dokumentenklassifizierung wird bereits produktiv bei Kunden eingesetzt. Wenn Sie die Lösung in Ihrer Einrichtung nutzen möchten, beraten wir Sie gerne zu den Einsatzmöglichkeiten und stimmen die nächsten Schritte individuell mit Ihnen ab.

Wie lange dauert das initiale Training?

–+

Vor dem Produktiveinsatz wird das Modell auf die Dokumente und Strukturen Ihrer Einrichtung trainiert. Umfang und Zusammensetzung des benötigten Trainingsmaterials hängen unter anderem von den eingesetzten Dokumenttypen und deren Vielfalt ab.

Die konkreten Anforderungen und den zeitlichen Ablauf stimmen wir individuell mit Ihnen ab. Das Training erfolgt automatisiert in einer geeigneten, abgesicherten technischen Umgebung.

Brauchen wir spezielle Hardware im laufenden Betrieb?

–+

Nein. Für den laufenden Betrieb ist keine zusätzliche Hardware erforderlich. Der vorhandene PEGASOS-Applikationsserver bildet die technische Grundlage. Die für das Training benötigten Ressourcen werden durch NEXUS bereitgestellt.

Wie oft wird das Modell aktualisiert?

–+

Im Basispaket sind zwei Nachtrainings pro Jahr enthalten. Diese können genutzt werden, um das Modell beispielsweise an neue Formulare oder veränderte Dokumentbestände anzupassen.

Zeitpunkt und konkreter Bedarf werden individuell abgestimmt. Weitere Nachtrainings können bei Bedarf zusätzlich vereinbart werden.

Wie sicher sind unsere Patientendaten beim Training?

–+

Der Schutz Ihrer Patientendaten hat hohe Priorität. Die Trainingsdaten werden verschlüsselt übertragen und nach Abschluss des Trainings gemäß dem vereinbarten Löschkonzept gelöscht. Für die Verarbeitung werden geeignete technische und organisatorische Schutzmaßnahmen umgesetzt.

Bei der Sicherheitsbewertung werden die jeweils relevanten europäischen und nationalen Anforderungen berücksichtigt. Dazu können europäische Cybersicherheitsanforderungen wie die NIS-2-Richtlinie gehören, soweit sie für den jeweiligen Kontext anwendbar sind.

Ein BSI-C5-Typ-2-Testat kann als Nachweis für die Sicherheit einer entsprechenden Verarbeitungsumgebung relevant sein. Welche Nachweise für die konkret eingesetzte Umgebung vorliegen und in welchem Umfang sie diese abdecken, erläutern wir Ihnen gerne im persönlichen Gespräch.

Welche Dokumente werden unterstützt?

–+

Die KI-Dokumentenklassifizierung ist nicht auf eine bestimmte Dokumentart oder einen bestimmten Aktenplan wie die KDL beschränkt. Welche Dokumente verarbeitet und welchen Klassen sie zugeordnet werden sollen, stimmen wir individuell mit Ihrer Einrichtung ab.

Die unterstützten Dateiformate und technischen Anforderungen klären wir im Rahmen dieser Abstimmung.

Weniger manuelle Zuordnung.
Mehr Effizienz in der
Aktenverwaltung.

Erfahren Sie, wie die KI-Dokumentenklassifizierung die Dokumentenverarbeitung in Ihrer Einrichtung vereinfachen kann.

Beratungsgespräch anfragen

Sie brauchen Hilfe? Wir beraten Sie gerne.

Kontakt