Multimediales Universalarchiv

System- und standortübergreifende Zusammenführung sämtlicher Informationen in Ihrem Unternehmen.

PEGASOS Universalarchiv

Im Zentrum der PEGASOS ECM-Lösung steht unser digitales, multimediales Archiv. Es fungiert als zentrale Drehscheibe für sämtliche Informationen in Ihrem Unternehmen. Verschiedenste Archiv-Komponenten und Schnittstellen spielen hier zusammen, um Ihre Daten und Dokumente

  • komfortabel in PEGASOS zu erfassen,
  • gesetzeskonform und kostenoptimiert zu archivieren und
  • jederzeit dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden - für Mitarbeiter, andere IT-Systeme oder Workflows.

Importieren, Klassifizieren und Indexieren (Capture)

Das PEGASOS Universalarchiv bietet Ihnen zahlreiche Funktionen zur Erfassung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Bereits digital erzeugte Dokumente können über direkte Systemschnittstellen inklusive der Metadaten automatisiert nach PEGASOS überführt werden. Unterstützt werden alle relevanten Datenformate wie PDF, TIFF, JPEG, XML, CDA, Office-Formate, DICOM sowie Bild-, Audio- und Videoformate.

Die papierbasierten Dokumente gelangen über den Umweg der Digitalisierung als Massen- oder Einzelimport in das elektronische Archiv. Für die Beweiswerterhaltung bei Vernichtung der Papieroriginale unterstützt PEGASOS die Digitale Signatur. Aus den digital übergebenen Daten extrahiert PEGASOS ja nach Bedarf selbstständig Informationen für die weitere automatisierte Dokumentbildung, Klassifizierung und Indexierung. Auf Basis der erfassten Indexdaten können Workflows angestoßen oder mit Informationen angereichert werden.

Sichere Archivierung (Store & Preserve)

Im PEGASOS Archivsystem können Sie beliebige Datenformate und Dateigrößen revisionssicher archivieren. Die Ablagestrukturen sind frei konfigurierbar und die Duplikaterkennung verhindert Mehrfachablagen und spart Speicherplatz.

Für eine anwendungsunabhängige Langzeitarchivierung besteht die Möglichkeit der automatischen Konvertierung in entsprechende anerkannte Dateiformate, wie bspw. PDF/A, die mit Standardviewern betrachtet werden können. PEGASOS hält dann neben dem PDF auch die Ursprungsdatei vor. Darüber hinaus ist es auch möglich, die Daten bei der Archivierung zu verschlüsseln, so dass sie nur über PEGASOS zugänglich sind.

Für die Archivierung der Daten und Dokumente unterstützen wir Speicherlösungen verschiedener Hersteller, die nur einmal beschreibbar sind oder in anderer Form die Unveränderbarkeit der archivierten Daten gewährleisten. Das hierarchische Speichermanagement ermöglicht dabei die verteilte Ablage und Migration von Objekten in verschiedenen Speichern.

Schnelle und gezielte Bereitstellung (Deliver)

Der Zugriff auf die in PEGASOS archivierten Informationen kann über eine entsprechende Schnittstelle direkt aus dem führenden Informationssystem oder davon unabhängig über PEGASOS erfolgen. Für letzteres stehen ein leistungsstarker, windowsbasierter Client sowie ein plattformunabhängiger, browserbasierter Client zur Verfügung.

Die Suche nach Informationen erfolgt schnell und komfortabel über individuell konfigurierbare Suchen im Prozesskontext oder über die Volltextsuche in den Dokumentinhalten und Notizen.

Ihre Vorteile

  • Multimediales Langzeitarchiv
  • System- und standortübergreifende Zusammenführung von Informationen
  • Frei definierbare Aktenstrukturen
  • Effektive Suche über Metadaten, Volltext und Notizen
  • Informationen zeit- und standortunabhängig verfügbar
  • Umfassende Protokollfunktionen
  • Integration in führendes Informationssystem
  • Zertifiziert für SAP ArchiveLink
  • Fein gestuftes Berechtigungskonzept

Digitalisierung

Für die elektronische Bereitstellung Ihrer Dokumente müssen zunächst alle Papierbelege digitalisiert werden. Die Ursachen des ersetzenden Scannens sind erfahrungsgemäß in der papierbasierten Kommunikation mit Dritten sowie in arbeitstechnischen und organisatorischen Abläufen zu finden. Daraus ableitend können verschiedene Scan-Zeitpunkte definiert werden.

Scan-Zeitpunkte

Frühe Digitalisierung Späte Digitalisierung
Beim Aufkommen des Dokuments Nach papierbasierter Bearbeitung
Digital für Bearbeitung zur Verfügung Digitalisierung für Archivierung
Kein Logistikaufwand für Verteilung Beibehaltung von organisatorischen Prozessen

Eigen- und Fremdverarbeitung

Der Scan-Prozess umfasst drei Phasen: Die Vorbereitung der Belege, der eigentliche Scan-Vorgang sowie die Indexierung und Integration in das technische System. Alle Arbeitsschritte können jeweils intern in Ihrem Unternehmen oder von Scan-Dienstleistern ausgeführt werden. Dazu arbeiten wir mit namhaften Unternehmen eng zusammen. Die personelle Ausstattung Ihres Unternehmens ist ein wesentlicher Faktor für diese Entscheidung, wobei natürlich auch Mischformen in Frage kommen. Für die Eigenverarbeitung können wir Ihnen eine umfangreiche Palette an Scannermodellen unserer Partnerunternehmen anbieten. Dazu zählen Scanner der kleineren Leistungsklasse für dezentrales Scannen am Arbeitsplatz oder innerhalb einer Abteilung aber auch Hochleistungsscanner, die bei einer zentralen Dokumentenverarbeitung eingesetzt werden.

Bei der externen Verarbeitung Ihrer Akten gewährleistet PEGASOS einen sicheren und nachvollziehbaren Dokumentenworkflow. Das System kann jederzeit Auskunft über den aktuellen Aufenthaltsort einer Akte geben. Im Notfall können Akten beim Dienstleister angefordert werden. Darüber hinaus sorgen diverse Kontrollmechanismen dafür, dass keine Akte verloren geht.

Grafik Aktendigitalisierung
Workflow zur Aktendigitalisierung

Einzel- und Massendigitalisierung

Für das Scannen von Massenbelegen steht Ihnen der PEGASOS Autoimport zur Verfügung. Mittels Stapelverarbeitung werden große Papiermengen schnell und kosteneffizient digitalisiert. Die Übernahme der Indexierungsinformationen erfolgt mittels einer entsprechenden Datei. Optional ist eine automatische Belegerkennung möglich. Für sensible Dokumente bietet PEGASOS den Dialogimport für sicheres Einzelscannen an.

Dienstleistungsangebot

Im Rahmen unserer Beratung informieren wir Sie ausführlich zum Thema Scan-Lösungen und führen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zur technischen Umsetzung der für Sie optimalen Lösung durch. Wir beraten Sie zu Fragen der Rechtssicherheit ersetzend gescannter Dokumente und unterstützen Sie bei der Einführung von qualifizierten digitalen Signaturen.

Digitale Signatur

Mit der Unterschrift erhält jedes Papierdokument rechtsverbindliche Gültigkeit. Elektronisch erzeugte Dokumente können dagegen unbemerkt verändert werden. Auch der Verfasser ist nicht immer feststellbar. In der Praxis werden daher oftmals elektronische Dokumente ausgedruckt, unterzeichnet und zur digitalen Archivierung wieder eingescannt.

Digitale rechtsverbindliche Unterschrift

Die digitale Signatur ermöglicht die rechtsverbindliche Unterschrift auf elektronischen Dokumenten. Sie kann eindeutig einer natürlichen Person zugeordnet und auf Gültigkeit überprüft werden. Auch nachträgliche Änderungen im Dokument sind nicht möglich. Damit sind Ihre elektronischen Belege besser als herkömmliche Papierdokumente geschützt. Und Sie können Ihre Prozesse wirtschaftlicher und effizienter gestalten.

Mit dem PEGASOS Signaturdienst können qualifizierte elektronische Signaturen gemäß dem Signaturgesetz erstellt, geprüft und erneuert werden. Anschließend werden das Dokument und die dazugehörigen Signaturdaten revisionssicher abgelegt. Auch der Import und die Archivierung von bereits signierten Dokumenten ist selbstverständlich möglich.

Mit der Stapelsignatur ist die zeitsparende Signaturerstellung von mehreren Dokumenten möglich. PEGASOS unterstützt zudem die Mehrfachsignatur, bei der ein Dokument von mehreren Anwendern signiert wird.  Das ECM-System prüft nach einem festgelegten Zeitraum automatisch die signierten Dokumente hinsichtlich Signaturformat und zeitliche Gültigkeit und erstellt ggf. eine Re-Signatur.

Elektronisches Siegel

Beim elektronischen Siegel ist der Inhaber eine juristische Person, z. B. eine GmbH oder AG. Einrichtungen des Gesundheitswesens erhalten mit dem eSiegel die Möglichkeit, ihre ausgehende elektronische Korrespondenz aus dem administrativen (z. B. Rechnungen oder Bescheinigungen) und medizinischen Bereich (z. B. unkritische Laborbefunde oder pflegerische Dokumentationen) mit einem sicheren digitalen Unternehmensstempel zu versehen, ohne dass einzelne Mitarbeiterzertifikate benötigt werden.

Ebenfalls können mit dem elektronischen Siegel eingehende zu archivierende Unterlagen, die entweder bereits elektronisch vorliegen oder im Rahmen des Ersetzenden Scannens digitalisiert werden, auf einfache Art und Weise mit einem starken Integritätsschutz versehen werden.

Ihre Vorteile

  • Qualifizierte elektronische Signatur gemäß Signaturgesetz
  • Revisionssichere Archivierung von Dokument und Signatur
  • Unterstützung von Einzel-, Stapel-, Massen- und Mehrfachsignatur
  • Abruf der Signaturdaten jederzeit möglich
  • Automatische Re-Signatur
  • Unterstützung von Elektronischen Siegeln