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Papierlos in die Zukunft mit der Salus Information Cloud

Ausgangssituation 2014

  • 7 km langer Altaktenbestand
  • 000 Eingangsrechnungen
  • 4000 QM-Dokumente

Ziele

  • Einführung eines zentralen Dokumentenmanagement- und ECM-Systems
  • Standardisierung vorhandener Prozesse
  • Ablösung papierbasierter Strukturen
  • Bessere Informationsverfügbarkeit

Lösungen im Medizinbereich

  • Definition eines einheitlichen Aktenplans
  • Revisionssichere Archivierung der papierlosen KIS-Dokumentation
  • Digitalisierung der Restpapierakte nach Entlassung
  • Archivierung der Dokumentation zu MDK-Anfragen
  • Revisionssichere Archivierung von papierlos geführten Bewohnerakten
  • Anbindung an das KIS und das Heimverwaltungssystem

Lösungen im Verwaltungsbereich

  • Rechnungsbearbeitung:
    Zentrale Digitalisierung und Validierung der Eingangsrechnungen
    Kundenspezifischer Freigabeprozess im ECM und Buchung im FiBu-System
  • Beschaffungsanforderung:
    Abbildung eines digitalen Prozesses für die Bestellung von Investitionsgütern
    Archivierung alle dazugehörigen Dokumente wie Angebote, Lieferscheine und Schriftverkehr
  • Vertragsmanagement:
    Archivierung aller Verträge und Unterlagen, einheitliche Stammdatenpflege
    Überwachung von Kündigungsfristen
  • Qualitätsmanagement:
    Zentrale Archivierung der Qualitätsmanagement-Dokumente
    Einsicht für alle Mitarbeiter standortunabhängig und rund um die Uhr
  • IT-Projektakte:
    Dokumentation aller IT-Installationen mit Fotos, Dokumenten und Protokollen
  • Digitale Personalakte unter Einbeziehung von Datenschutzbeauftragter und Betriebsräten:
    Übernahme der Personenstammdaten aus dem HR-System
    Digitalisierung neuer Dokumente direkt in der Personalabteilung (wegen Datenschutz)
    Archivierung in einem einheitlichen Aktenplan
    Sukzessive Digitalisierung der vorhandenen Papierakte
  • E-Mail-Archivierung:
    Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
    Zur rechtlichen Absicherung: keine private Nutzung erlaubt

Ausblick

  • Bessere Verzahnung der Fachpakete untereinander
  • Automatische Übernahme von Rechnungen aus E-Mail-Postfach in Rechnungseingangsbearbeitung
  • Scannen mitgebrachter Patientenunterlagen
  • Abbau des Altaktenbestandes
  • Umsetzung von Workflows im Qualitätsmanagement