Papierlos in die Zukunft mit der Salus Information Cloud
Ausgangssituation 2014
- 7 km langer Altaktenbestand
- 60.000 Eingangsrechnungen
- 4000 QM-Dokumente
Ziele
- Einführung eines zentralen Dokumentenmanagement- und ECM-Systems
- Standardisierung vorhandener Prozesse
- Ablösung papierbasierter Strukturen
- Bessere Informationsverfügbarkeit
Lösungen im Medizinbereich
- Definition eines einheitlichen Aktenplans
- Revisionssichere Archivierung der papierlosen KIS-Dokumentation
- Digitalisierung der Restpapierakte nach Entlassung
- Archivierung der Dokumentation zu Anfragen des Medizinischen Dienstes
- Revisionssichere Archivierung von papierlos geführten Bewohnerakten
- Anbindung an das KIS und das Heimverwaltungssystem
Lösungen im Verwaltungsbereich
- Rechnungsbearbeitung:
Zentrale Digitalisierung und Validierung der Eingangsrechnungen
Kundenspezifischer Freigabeprozess im ECM und Buchung im FiBu-System - Beschaffungsanforderung:
Abbildung eines digitalen Prozesses für die Bestellung von Investitionsgütern
Archivierung alle dazugehörigen Dokumente wie Angebote, Lieferscheine und Schriftverkehr - Vertragsmanagement:
Archivierung aller Verträge und Unterlagen, einheitliche Stammdatenpflege
Überwachung von Kündigungsfristen - Qualitätsmanagement:
Zentrale Archivierung der Qualitätsmanagement-Dokumente
Einsicht für alle Mitarbeiter standortunabhängig und rund um die Uhr - IT-Projektakte:
Dokumentation aller IT-Installationen mit Fotos, Dokumenten und Protokollen - Digitale Personalakte unter Einbeziehung von Datenschutzbeauftragter und Betriebsräten:
Übernahme der Personenstammdaten aus dem HR-System
Digitalisierung neuer Dokumente direkt in der Personalabteilung (wegen Datenschutz)
Archivierung in einem einheitlichen Aktenplan
Sukzessive Digitalisierung der vorhandenen Papierakte - E-Mail-Archivierung:
Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
Zur rechtlichen Absicherung: keine private Nutzung erlaubt
Ausblick
- Bessere Verzahnung der Fachpakete untereinander
- Automatische Übernahme von Rechnungen aus E-Mail-Postfach in Rechnungseingangsbearbeitung
- Scannen mitgebrachter Patientenunterlagen
- Abbau des Altaktenbestandes
- Umsetzung von Workflows im Qualitätsmanagement
Salus gGmbH
- 14 Standorte/Häuser
- 1.600 Betten
- ORBIS, VIVENDI