Salus gGmbH

"Mit der Einführung von PEGASOS als SALUS Information Cloud haben wir unser Projektziel erreicht. Auch die Akzeptanz unter den Mitarbeitern ist hoch, weil PEGASOS den standortübergreifenden Arbeitsalltag erleichtert und die Zusammenarbeit untereinander verbessert hat."

Benjamin Rauch-Gebbensleben, IT-Leiter

Papierlos in die Zukunft mit der Salus Information Cloud

Ausgangssituation 2014

  • 7 km langer Altaktenbestand
  • 60.000 Eingangsrechnungen
  • 4000 QM-Dokumente

Ziele

  • Einführung eines zentralen Dokumentenmanagement- und ECM-Systems
  • Standardisierung vorhandener Prozesse
  • Ablösung papierbasierter Strukturen
  • Bessere Informationsverfügbarkeit

Lösungen im Medizinbereich

  • Definition eines einheitlichen Aktenplans
  • Revisionssichere Archivierung der papierlosen KIS-Dokumentation
  • Digitalisierung der Restpapierakte nach Entlassung
  • Archivierung der Dokumentation zu Anfragen des Medizinischen Dienstes
  • Revisionssichere Archivierung von papierlos geführten Bewohnerakten
  • Anbindung an das KIS und das Heimverwaltungssystem

Lösungen im Verwaltungsbereich

  • Rechnungsbearbeitung:
    Zentrale Digitalisierung und Validierung der Eingangsrechnungen
    Kundenspezifischer Freigabeprozess im ECM und Buchung im FiBu-System
  • Beschaffungsanforderung:
    Abbildung eines digitalen Prozesses für die Bestellung von Investitionsgütern
    Archivierung alle dazugehörigen Dokumente wie Angebote, Lieferscheine und Schriftverkehr
  • Vertragsmanagement:
    Archivierung aller Verträge und Unterlagen, einheitliche Stammdatenpflege
    Überwachung von Kündigungsfristen
  • Qualitätsmanagement:
    Zentrale Archivierung der Qualitätsmanagement-Dokumente
    Einsicht für alle Mitarbeiter standortunabhängig und rund um die Uhr
  • IT-Projektakte:
    Dokumentation aller IT-Installationen mit Fotos, Dokumenten und Protokollen
  • Digitale Personalakte unter Einbeziehung von Datenschutzbeauftragter und Betriebsräten:
    Übernahme der Personenstammdaten aus dem HR-System
    Digitalisierung neuer Dokumente direkt in der Personalabteilung (wegen Datenschutz)
    Archivierung in einem einheitlichen Aktenplan
    Sukzessive Digitalisierung der vorhandenen Papierakte
  • E-Mail-Archivierung:
    Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
    Zur rechtlichen Absicherung: keine private Nutzung erlaubt

Ausblick

  • Bessere Verzahnung der Fachpakete untereinander
  • Automatische Übernahme von Rechnungen aus E-Mail-Postfach in Rechnungseingangsbearbeitung
  • Scannen mitgebrachter Patientenunterlagen
  • Abbau des Altaktenbestandes
  • Umsetzung von Workflows im Qualitätsmanagement