Europäische Grundlage und deutsche Umsetzungsverordnung

Gesetzliche Grundlage dafür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die in die deutsche E-Rechnungsverordnung überführt wurde und besagt, dass Rechnungssteller Rechnungen über 1.000 Euro in elektronischer Form ausstellen und übermitteln müssen. Für die Umsetzung sind mehrere Stufen festgelegt worden:

• Seit 27.11.2018 – Pflicht für alle obersten Bundesbehörden zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen
• Ab 27.11.2019 – Pflicht für alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen
• Ab 27.11.2020 – Pflicht für alle Rechnungssteller zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern

Strukturierter Datensatz als Standard

In Deutschland wurde die sogenannte XRechnung als technologieneutraler und interoperabler Standard für elektronische Rechnungen festgelegt, die auf der europäischen Norm EN 16931 "Elektronische Rechnungsstellung aufbaut. Es handelt sich um ein semantisches Datenmodell in Form einer XML-Datei. Eine bildhafte Darstellung der Rechnung als PDF entspricht nicht den Anforderungen der EU. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist. Dabei ist die Übermittlung beigefügter Dokumente als rechnungsbegründende Unterlagen möglich. Über ein von der Koordinierungsstelle für IT-Standards entwickeltes und bereitgestelltes Modul kann geprüft werden, ob eine Rechnung valide zur Spezifikation XRechnung ist.

Was bedeutet das für den Standard ZUGFeRD?

Lange Zeit wurde ZUGFeRD als elektronischer Rechnungsstandard gehandelt. Das Format integriert eine XML-Datei in ein PDF-Dokument und existiert bereits seit 2014. Doch ZUGFeRD 1.0 entspricht nicht den EU-Vorgaben und wird deshalb zukünftig keine Rolle mehr spielen. Sogenannte hybride Rechnungsformate mit einer Bild- und Datenkomponente wie ZUGFeRD sind jedoch grundsätzlich nicht ausgeschlossen, wenn ein Teil der Rechnung den Standardvorgaben der EU entspricht.

Der mittlerweile entwickelte ZUGFeRD 2.0 Standard verfügt über verschiedene Profile, u.a. das Profil EN 16931. Wie der Name vermuten lässt, ist dieses Profil kompatibel mit der gleichnamigen EU-Norm und kann somit genutzt werden.

Verarbeitung von XRechnungen im ECM-System

Im Gesundheitswesen werden Rechnungen meist noch klassisch in Papierform oder als PDF verschickt. Für die elektronische Bearbeitung müssen diese in einem aufwendigen technischen Verfahren gescannt und OCR erschlossen werden. Mit dem verpflichtenden Empfang der XRechnung ist dies nicht mehr notwendig. E-Rechnungen können automatisch aus verschiedenen Übertragungswegen (E-Mail, Portal, etc.) in ein ECM-System übernommen werden. Die Rechnungsdaten können automatisch extrahiert, in die ECM-Datenstruktur übernommen und mit den Stammdaten abgeglichen werden.

In der anschließenden elektronischen Verarbeitung gehen Rechnungen nicht mehr verloren und Skonti können besser genutzt werden. Durchlaufzeiten können so drastisch verkürzt werden bei gleichzeitig steigender Qualität und Transparenz. Insgesamt können so 60 bis 80 Prozent der Kosten im Vergleich zum papierbasierten Prozess eingespart werden. Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen in öffentlichen Einrichtungen und sehr wahrscheinlich auch darüber hinaus wird eine elektronische Rechnungsverarbeitung immer lukrativer. PEGASOS Kunden können dieser Entwicklung gelassen entgegensehen. Der XRechnung-Standard wird umfassend unterstützt und ermöglicht einen durchgängigen digitalen Rechnungsverarbeitungsprozess.