Jedes Krankenhaus schließt eine Vielzahl unterschiedlicher Verträge ab. Egal ob Miet-, Leasing- oder Wartungsverträge – sie alle beinhalten bestimmte Rechte und Pflichten, die bei Missachtung zu einem Risiko für das Unternehmen werden können. Trotzdem verstauben immer noch viele Verträge unbeachtet in Aktenregalen und Schubladen anstatt sie effektiv und sicher zu verwalten und zu überwachen. Versäumte Fristen, ein fehlender Überblick über die Vertragssituation und die damit verbundenen Verpflichtungen oder gar der Verlust von Vertragsdokumenten sind die Folge. So bleiben Risiken unbekannt und es drohen rechtliche Auseinandersetzungen und finanzielle Einbußen. Außerdem sind auf dieser Basis keine Rückschlüsse für das Liquiditätsmanagement möglich.

Mit einer Vertragsmanagement-Software könnten dagegen alle Verträge zentral abgelegt und verwaltet werden, um Sie den berechtigten Personen jederzeit in Form von digitalen Vertragsakten zur Verfügung zu stellen. Ein wesentlicher Vorteil neben der einheitlichen Datenpflege ist der Informationsvorsprung, durch den Arbeitsprozesse spürbar erleichtert und beschleunigt, Risiken minimiert und Kosten transparent werden. Richtig eingesetzt – kann das digitale Vertragsmanagement ein wichtiges Instrument für Ihr Risiko- und Liquiditätsmanagement sein. Wir haben Ihnen die wichtigsten Informationen zusammengestellt, die Sie bei der Einführung einer solchen Softwarelösung beachten sollten.

Nutzen einer digitalen Vertragsmanagement-Software

Ein elektronisches Vertragsmanagement kann verschiedene Ausbaustufen haben. Angefangen bei der digitalen Archivierung über das Dokumenten- und Prozessmanagement bis hin zu Analysen und Reports sind verschiedene Ausprägungen möglich, die natürlich auch unterschiedliche Vorteile bieten. Als Argumentationshilfe hier ein kurzer Überblick der Potenziale für die einzelnen Funktionsbereiche einer Vertragsmanagementlösung:

Archivierung und digitale Vertragsakte:

• Zentrale revisionssichere Archivierung
• Einhaltung von Compliance-Anforderungen
• Standortunabhängiger, paralleler Zugriff für berechtigte Personen
• Keine Such- und Wartezeiten
• Überblick über alle Verträge, z.B. nach Vertragsarten
• Erhöhte Auskunftsfähigkeit, z.B. zu Pönalen
• Einheitliche Pflege von Stammdaten

Dokumentenmanagement und Workflows:

• Unterstützung während des Vertragslebenszyklus (Anbahnung, Abschluss, Durchführung, Änderung, Beendigung)
• Automatisierte Genehmigungsprozesse
• Vereinfachte und beschleunigte Arbeitsprozesse
• Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte und Zugriffe
• Fristenüberwachung und Erinnerungen
• Bessere Ausschöpfung von Vertragsmöglichkeiten (z.B. Kontingente, Garantien, Kündigung)
• Optionale Verknüpfung mit der Rechnungsfreigabe (Skonti-Ausschöpfung)

Analyse und Controlling:

• Kenntnis über Verpflichtungen und anstehende Zahlungen
• Transparenz über Kostenentwicklung von Verträgen
• Obligo-Überwachung
• Kennzahlen für das Liquiditätsmanagement
• Transparenz über Vertragsrisiken und deren Minimierung
• Individuelle Auswertung der Vertragsdaten

Starten Sie Ihre Suche nach einer Vertragsmanagement-Lösung also mit der Überlegung, bei welchen dieser Themen Sie Unterstützung brauchen und welche Ziele Sie erreichen wollen. Ist das Budget zunächst begrenzt, sollten Sie auch die Möglichkeiten einer schrittweisen Einführung und nachträglichen Erweiterung im Blick haben. Eventuell ist für Sie auch die Zusammenführung mit Daten aus anderen Fachverfahren wie der Rechnungsbearbeitung interessant?

Wichtige Funktionen für die Software-Auswahl

Je nachdem welche Ziele Sie sich stecken, müssen Sie die dafür notwendigen Software-Features für sich gewichten. Wenn Sie beispielsweise selbst keine Verträge erstellen und abstimmen müssen, sind für Sie die Versionsverwaltung oder automatisierte Genehmigungsprozesse nicht entscheidungsrelevant. Anders sieht es da vielleicht mit der revisionssicheren Archivierung und dem Fristenmanagement aus. Neben den Funktionen müssen Sie auch die verfügbaren Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten betrachten. Denn gerade die Zusammenführung von Informationen birgt großes Potenzial für Effizienz- und Qualitätssteigerungen.