Die administrative und klinische Akte des Pegasos ECM von NEXUS / MARABU wurde an den Vivantes-Kliniken im Mai 2014 in Betrieb genommen und seither kontinuierlich um neue Workflows erweitert. Parallel dazu wurden IT-Systeme von Tochter- und Fremdgesellschaften angebunden und so eine integrierte IT-Landschaft geschaffen, die in Kürze sogar die Smartphones der Patienten einbeziehen soll.

Anstieg der administrativen Transparenz ist enormer Gewinn

„Eines der Kernziele der Einführung des Pegasos ECM aus administrativer Sicht sei eine bessere Transparenz des Patientengeschehens gewesen, sagt Sabine Bigdon-Dettmann von der Abteilung Patientenverwaltung bei Vivantes: „Anders als früher sehen heute alle an der Versorgung beteiligten Mitarbeiter sofort, welche Dokumente schon vorliegen, welche Verträge ein Patient abgeschlossen hat und welche Wahlleistung gebucht wurde. Das Patientenmanagement wird viel effizienter.“

Wird ein Patient an einem der Vivantes-Standorte stationär aufgenommen, wird der Patient im KIS angelegt und mitgebrachte Dokumente wie Einweisungsschein und hausärztliche Dokumentation werden als administrativer Aufnahmedatensatz vor Ort eingescannt. „Die Dokumente werden dann über das Pegasos ECM direkt im Archiv abgelegt und liegen so von Beginn an digital vor. Es gibt keine weiteren digitalen Kopien, und die Papierdokumente nimmt der Patient komplett wieder mit“, so Bigdon-Dettmann. Nötige Unterschriften des Patienten in der Aufnahme erfolgen meist noch auf Ausdrucken. Allerdings wurden mittlerweile mehrere Standorte mit einer digitalen Tablet-und-Stift-Signatur ausgestattet, sodass auch hier immer mehr auf Papier verzichtet werden kann.

Maßgeschneiderte Pegasos Workflows sorgen für Effizienz und Komfort

Um insbesondere den in die Patientenaufnahme involvierten Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern, wurden mit Hilfe der Pegasos Workflow-Engine administrative Workflows definiert, die Patienten den zuständigen Sachbearbeitern in der Zentrale zuordnen und das Management der Wahlleistungen digital abbilden: „Der Sachbearbeiter sieht weiterhin sein SAP und erhält Aufgaben aus den Arbeitslisten von Pegasos. Das hat von Anfang an super funktioniert. Die Prozesse sind wesentlich stringenter, und alle haben den Überblick, welche Dokumente vorliegen“, betont Bigdon-Dettmann.

Administrative Dokumente, die im Laufe des stationären Aufenthalts hinzukommen, werden am jeweiligen Standort sofort eingescannt. Dokumente, die über die zentrale Poststelle kommen, werden direkt in der Zentrale gescannt und stehen dann ebenfalls sofort in der Pegasos-Akte zur Verfügung. „Auch für das Dokumentenmanagement im Belegcenter haben wir in Pegasos Workflows definiert, die die unterschiedlichen Ebenen gut verzahnen“, so Bigdon-Dettmann.

Unkomplizierte Anbindung interner Systeme über klassische Schnittstellen

Geradezu eine eigene Software innerhalb von Pegasos ist die eigens für Vivantes entwickelte Lösung „Vivantes Internationale Patienten-Akte“ (VIPA) für das Management internationaler Patienten. Dabei geht es insbesondere um Prozesse vor der stationären Aufnahme, von der Visabeschaffung über Transport und Unterbringung bis hin zum Versand von Kostenvoranschlägen und Behandlungsunterlagen und der Übermittlung relevanter Vorbefunde. „Hier zeigt sich der Vorteil einer ECM-Lösung mit guter Workflow-Engine ganz deutlich. Selbst solche sehr speziellen Prozesse können mit gutem Aufwands-Nutzen-Verhältnis umgesetzt werden. Das kann ein klassisches klinisches Arbeitsplatzsystem so nicht leisten“, betont MARABU-Geschäftsführer Thomas Lichtenberg.

Während des stationären Aufenthalts werden Dokumente, die in klinischen Systemen digital erzeugt werden, direkt in die Pegasos-Akte und damit im Langzeitarchiv gespeichert. Die Kommunikation zwischen Pegasos und den klinischen Systemen läuft fast durchgängig über HL7. „Pegasos agiert dabei quasi als Gateway. Wir stellen auf der einen Seite die klassischen Schnittstellen zur Verfügung und legen auf der anderen Seite Daten IHE-konform im Langzeitarchiv ab. So muss nicht jedes System auf IHE umgestellt werden. Umgekehrt können KIS oder Laborsystem über klassische Schnittstellen und den Pegasos Client auf die IHE-Welt zugreifen. So lässt sich eine große Zahl an Systemen mit relativ wenig Aufwand anbinden“, so Lichtenberg.

MDK-View und PVS-View erleichtern dem Controlling die Arbeit

Bei der Entlassung wird auf klinischer Seite die „Restakte“ zentral eingescannt und der digitalen Patientenakte in Pegasos System bzw. Langzeitarchiv zugeordnet. Eine separate Papierarchivierung erfolgt nicht. Auf administrativer Seite sehen die Sachbearbeiter die Pegasos-Arbeitslisten in SAP und können Verträge überprüfen, Daten validieren und Abrechnungsprozesse in die Wege leiten.

Auch an dieser Stelle macht sich die übergreifende digitale Pegasos Akte sehr bezahlt. So wurde für den mit MDK-Anfragen befassten Reklamationsbereich in Pegasos eine eigene MDK-Sicht geschaffen und mit einem Workflow „Reklamationsfall“ hinterlegt. Der mit dem RM-Fall befasste Controller erhält eine redundante Sicht auf den jeweiligen Fall und kann die für den Prüfauftrag relevanten Dokumente rasch zuordnen. Die Kommunikation mit dem MDK erfolgt dann ebenfalls digital.

„Der große Benefit ist auch hier die Verfügbarkeit der Daten“, unterstreicht Felix Lemberg, Leiter Medizinische und Pflegerische DV-Verfahren bei Vivantes. „Die Medizincontroller berichten uns, dass die digitale Akte bei Reklamationen ein echter Segen ist. Sie wissen sofort, welche Dokumente vorhanden sind und müssen nicht lange suchen.“ Ähnliches gilt bei der Kommunikation mit den privatärztlichen Verrechnungsstellen (PVS). Auch hier wurde in Pegasos eine PVS-Sicht hinterlegt, die aus der Akte einen Extrakt generiert, der der jeweiligen PVS zur Verfügung gestellt werden kann. Insbesondere Chefarztleistungen lassen sich auf diese Weise effizient abrechnen.

IHE-Konformität als strategische Grundsatzentscheidung

Dass Vivantes auf eine Mehrschichtarchitektur mit IHE-Archiv und konzernweitem ECM-System gesetzt hat, sei eine strategische Grundsatzentscheidung gewesen, die sich zunehmend bezahlt mache, betont Lemberg: „Wir wollten möglichst flexibel bleiben und haben Archivschicht und Präsentationsschicht deswegen in zwei verschiedenen Anwendungssystemen umgesetzt. Die IHE-Konformität sorgt dabei für eine Konnektivität unabhängig von einzelnen IT-Anbietern.“

Der Nutzen dieser Herangehensweise zeigte sich zuerst bei der Anbindung der von Vivantes und der Charité Berlin gemeinsam betriebenen Strahlentherapie. Hier wurde der Dokumentenaustausch unter Einbeziehung des KIS Orbis, der MVZ-Software x.concept und der Strahlentherapie-Software komplett über IHE abgebildet. Aktuell werden in einem zweiten Use Case die MVZ ebenfalls über IHE an das KIS bzw. IHE-Archiv gekoppelt. Dass die Kopplung mit ambulanten Systemen gut funktioniert, ist für Nolte eine große Stärke der Architektur: „Wir brauchen nur die Dokumentenübergabe ins Pegasos und einen Fremdprogrammaufruf aus dem Primärsystem. Pegasos wird dann als vollintegriertes Fenster im KIS oder MVZ-System angezeigt.“ Ab Frühjahr 2019 sollen übergeordnete Behandlungsprozesse zwischen stationärem und MVZ-Bereich komplett im Rahmen einer virtuellen Akte realisiert und dann auch den Behandlern im jeweiligen Primärsystem angezeigt werden.

Krankenkassen-Apps werden angebunden, eigene Vivantes-App kommt

Auch das Einweiserportal JESAJANET wurde über IHE an die Vivantes-IT-Infrastruktur angeschlossen. „Hier zeigt sich, wie IHE mehr Einheitlichkeit in die IT bringen kann. Das war vorher eine rein proprietäre Lösung, die wir jetzt auf IHE umstellen konnten“, so Nolte. Große Dynamik in das Thema IHE kam zuletzt aber vor allem durch die Gesundheitsaktenprojekte der Krankenkassen: „Hier können wir dank unserer IHE-Konformität an den unterschiedlichsten Aktenprojekten ohne großen Aufwand als Partner mitwirken“, betont Lemberg.

Aktuell sind die Berliner an zwei derartigen Projekten aktiv beteiligt. Seit Juli befindet sich das digitale Gesundheitsnetzwerk (GeN) der AOK an mehreren Geburtskliniken im Routinebetrieb. Es vernetzt werdende Mütter und die an der Schwangerenbetreuung beteiligten Einrichtungen und Personen. In einem ähnlichen Projekt geht es um die Übermittlung von Kernbefunden und Entlassbriefen an die smartphonebasierte Gesundheitsakte TK-Safe der Techniker Krankenkasse.

Im Frühjahr 2019 will Vivantes noch einen weiteren Schritt gehen und eine eigene Patienten-App an den Start bringen, mit der Patienten und Klinikum bzw. Ärzte auch vor und nach einem stationären Aufenthalt Dokumente austauschen können. Über diese App soll es Patienten mittelfristig außerdem ermöglicht werden, Daten aus externen krankheitsbezogenen Apps, zum Beispiel Diabetes-Apps oder Herz-Apps, an das Klinikum weiterzuleiten. „Bei all diesen Apps, Gesundheitsnetzwerken und mobilen Gesundheits- und Patientenakten läuft die Anbindung über IHE-Profile“, betont Nolte. „Wir gehen davon aus, dass sich diese Standards auch bei der Telematikinfrastruktur für das deutsche Gesundheitswesen etablieren und wir damit optimal aufgestellt sind.“

Die Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH in Berlin

Mit einem Gesamtumsatz von 1,25 Milliarden Euro und insgesamt rund 16000 Mitarbeitern ist Vivantes einer der größten kommunalen Betreiber von Krankenhäusern, MVZ, Rehabilitationseinrichtungen und stationären und ambulanten Betreuungseinrichtungen für Senioren in Deutschland. Neun Klinikstandorte verfügen über insgesamt 5800 Betten für die stationäre Krankenversorgung, in denen pro Jahr rund 245000 stationäre Patienten versorgt werden – rund ein Drittel aller Patienten in Berlin. Dazu kommen zahlreiche MVZ mit etwa 110 KV-Sitzen sowie in den Betreuungseinrichtungen für Senioren rund 2000 Bewohnerplätze.

Bei der IT-Ausstattung setzt Vivantes in den administrativen Kernprozessen auf SAP mit den Modulen FI, CO, MM und SD sowie in der Krankenversorgung auf das KIS Orbis von Agfa. Dazu kommt eine Reihe von kleineren Systemen unter anderem für die Speiseversorgung, die Reinigung, das Labor, die Anästhesie, die Pathologie und die Qualitätssicherung, außerdem in den Tochtergesellschaften jeweils eigene Systeme, im Bereich MVZ beispielsweise x.concept von medatixx. Die IT-Landschaft wird zusammengehalten durch zwei Systeme mit Querschnittsfunktion, die den Dokumentenzugriff IT-System-übergreifend ermöglichen und es erlauben, auch komplexe übergreifende Workflows zu definieren, nämlich das IHE-Archiv von März/Tiani und das ECM-System Pegasos von MARABU.