Der konventionelle Prozessablauf

Rechnungen erreichen ein Unternehmen auf unterschiedlichen Wegen: Klassisch per Post oder als pdf-Datei per E-Mail. Hinzu kommen bisher wenig verbreitete elektronische Varianten des Rechnungsaustauschs wie beispielsweise das Format ZUGFeRD. Ist die Rechnung im Unternehmen angelangt, startet ein komplexer Verarbeitungsweg, gezeichnet von Kopiervorgängen, Wegekosten, unklaren Zuständigkeiten und Abwesenheiten, an dessen Ende die möglichst fristgerechte Begleichung der Rechnung steht. Diese durch und durch veraltete Prozesskette kann die Informationsbedürfnisse der Beteiligten nicht befriedigen und wird den Möglichkeiten der IT im Unternehmen nicht mehr gerecht.

Was ist digitale Rechnungsverarbeitung

Um diesen Defiziten zu begegnen, soll der gesamte Prozess vom Eingang der Rechnung im Haus bis zur Buchung der Rechnung durch Softwaresysteme optimal unterstützt werden. Dazu werden idealerweise vom Kreditor digital erstellte Rechnungen genutzt oder papierbasierte Rechnungen digitalisiert und durch ein System zentral verwaltet. Welche Mitarbeiter im Folgenden für die Bearbeitung zuständig sind, wird vom System entschieden. Hierfür kommen in der Regel Workflowsysteme zum Einsatz, die Aufgaben erzeugen. Alle beteiligten Mitarbeiter erledigen nun ihre Aufgaben zur Freigabe der Rechnung systemunterstützt. Der manuelle Prozess wird durch einen digitalen Rechnungseingang ersetzt. Am Ende steht die Buchung der Rechnung. Im Resultat ist jede Rechnung in einem elektronischen Archiv für alle Mitarbeiter verfügbar.

Was kann digitale Rechnungsverarbeitung leisten

Zunächst einmal geht durch die einheitliche Registratur jeder Rechnung nach dem Posteingang kein Beleg mehr im Unternehmen verloren. Die Neugestaltung der folgenden Prozesse führt schnell zu einer offensichtlichen Verkürzung der Durchlaufzeiten bis zur Zahlung. Der Beleg wird automatisch durch den Prozess geführt und den richtigen Mitarbeitern sofort vorgelegt. So wird der Weg einer Rechnung vereinheitlicht und für alle transparent. Sämtliche Stationen der Rechnung werden protokolliert und jeder Mitarbeiter kann seine Aufgabe unter Einbeziehung aller den Vorgang betreffenden Informationen effektiv erledigen. Nur wenige Daten müssen noch manuell gepflegt werden, so dass die Zahl von Schreibfehlern und Fehleingaben drastisch reduziert. Durch das Auslesen zentraler Daten aus dem Rechnungsbeleg werden wichtige Kennzahlen wie Beträge und Rechnungsdatum zielorientiert im Prozessverlauf verwendet. Ein enormes Potential bietet hier die Möglichkeit zur Vorbuchung bereits vor Rechnungsfreigabe. Dabei werden dem Buchhaltungssystem sofort nach Eingang der Rechnung die zu erwartenden Zahlungen kommuniziert,  so dass eine frühzeitige Liquiditätsplanung stattfinden kann - ein echter Vorsprung an Zeit und Wissen für das Unternehmen. Das System schlägt dann den besten Zeitpunkt für die Bezahlung einer Rechnung vor. So werden Skontofristen bestmöglich eingehalten. Die Systemunterstützung kann dabei von der Erstellung von Zahlungsvorschlagslisten im Buchungssystem bis hin zur Dunkelbuchung ausgebaut werden. Wann was und durch wen passiert ist, ist jederzeit nachvollziehbar und kann in einem abschließenden Protokoll finalisiert werden.

Zu den Vorteilen eines digitalen Verarbeitungsprozesses kommen die Möglichkeiten der neu geschaffenen zentralen Dokumentablage. Direkt nach der Digitalisierung ist der Beleg für jeden berechtigten Mitarbeiter durch eine einfache Recherche im System verfügbar. Das zentrale Archiv ermöglicht außerdem die gemeinsame Ablage aller zur Rechnung gehörenden Anlagen, wie Lieferscheine oder Dienstleistungsnachweise. Die Ablagestruktur kann zu komplexen, inhaltlich zusammenhängenden Vorgängen erweitert werden. Die Informationen werden damit gebündelt und vervollständigt. So sind die Mitarbeiter jederzeit schnell und umfassend aussagefähig. Wie der Zugang zu diesem Wissen erfolgt, sollte bestmöglich auf das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter angepasst sein. Ein direkter Aufruf des Vorgangs im Archiv aus dem Buchungssystem heraus, wird dabei als äußerst komfortabel empfunden.

Zusätzliches Potential bieten die im gesamten Prozess gesammelten Informationen. Sie können allesamt genutzt werden, um zielgerichtete Auswertungen zu liefern. Monatliche Statistiken geben Auskunft über die erforderliche Liquidität, die sich in Bearbeitung befindlichen Rechnungen und die Durchlaufzeiten der Abläufe. Viele weitere unternehmensspezifische Auswertungen, wie kostenstellenbezogene Aufstellungen, können erstellt werden und dem Unternehmen einen wichtigen Informationsvorsprung verschaffen.

Was gibt es dabei zu beachten

Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung eines digitalen Rechnungseingangs muss zunächst einmal geklärt werden, in welchem Umfang und in welcher Art und Weise dies sinnvoll ist. Dafür ist zunächst der IST-Stand zu analysieren. Dabei spielen Aspekte wie jährliches Rechnungsaufkommen, die Organisation der Materialwirtschaft und die IT-Infrastruktur eine große Rolle. Erst dann kann fundiert ein Lösungskonzept entwickelt werden, welches den Zielen des Unternehmens gerecht wird und ein passendes Systemkonzept beinhaltet, sowie die organisatorischen Soll-Strukturen beschreibt. Gesetzliche Regelungen und Datenschutzbelange müssen ebenfalls Beachtung finden.

Nicht in jedem Fall ist eine komplexe systemintegrative Lösung sinnvoll. Die Aufwände müssen mit dem Nutzen in sinnvollen Einklang gebracht werden. Daher ist diese Analysephase von hoher Wichtigkeit und wegbereitend. Ist ein Konzept entwickelt, sollte die Umsetzung im Rahmen eines Projektes erfolgen, denn es entsteht ein nicht unerheblicher Aufwand. Im Unternehmen muss eine Projektgruppe gegründet werden, welche für die Umsetzung zur Verfügung steht. Hier sind Ressourcenverfügbarkeit und Kompetenz gefragt. In der Umsetzungsphase müssen neben der Infrastruktur und den Prozessen eine große Menge organisatorischer Belange geregelt werden, die nicht unterschätzt werden dürfen. Umfangreiche Änderungen in den Arbeitsabläufen und ggf. Denkweisen können nur mit der Akzeptanz der Mitarbeiter zielgerichtet durchgesetzt werden. Hier sind Überzeugungsarbeit und Schulungen zu leisten. Nur mit Hilfe eines professionellen Projektmanagements, können alle Arbeiten, die sich über einen längeren Zeitraum interdisziplinär erstrecken, zu einem kompletten Ganzen zusammengefügt werden. Letztlich ist eine ausgiebige Testphase erforderlich, um die implementierte Lösung auf ihre Praxistauglichkeit zu prüfen und ggf. Nacharbeiten vornehmen zu können. Abhängig vom Systemumfang entsteht ein mehr oder weniger komplexes System, welches zukünftig überwacht, gewartet und in den meisten Fällen aufgrund weiterer Potentiale ausgebaut wird.

Fazit

Das Thema digitaler Rechnungseingang klingt nicht nur gut, sondern kann Unternehmen tatsächlich helfen, ihre Strukturen zu modernisieren, Prozesse effizienter zu gestalten und einen Wissensvorsprung zu erlangen. Grundvoraussetzung für die Wirtschaftlichkeit einer solchen Lösung ist eine im Vorfeld durchgeführte, fundierte IST-Analyse zum Kosten-Nutzen-Verhältnis und ein individuelles Lösungskonzept. Die Einführung, die mit einem nicht unerheblichen Aufwand verbunden ist, lässt sich mithilfe eines professionellen Projektmanagements und kompetenter Projektgruppenmitglieder sicher planen und erfolgreich umsetzen.