Entscheidungsfindung

Die Wahl fiel auf den Archivierungsspezialisten DMI und den DMS-Experten Marabu. Die Entscheider der MIC-Klinik hatten einerseits einen guten Eindruck von den Prozessen der Digitalisierung im DMI Servicezentrum in Leisnig gewonnen. „Den Service der Fortschreibung von Zeitstempeln und Signaturen für die revisionssichere Langzeitarchivierung fanden wir nur bei DMI“, erläutert die IT-Leiterin.

Auch sollte es später möglich sein, elektronische Dokumente aus dem KIS oder anderen Systemen in die externe Langzeitarchivierung zu übernehmen, was mit dem damals genutzten DMS nicht in vollem Umfang möglich gewesen wäre. Die Entscheidung fiel dann auf das Archiv- und Dokumentenmanagementsystem PEGASOS von Marabu, welches die dafür erforderlichen offenen Schnittstellen bietet. Maaßen: „Wichtig war für uns weiter, dass wir keine Hard- und Software im Haus vorhalten müssen. Wir entschieden uns für den Online-Archivdienst archiv24 mit angeschlossener Langzeitarchivierung“.

Umfangreiche Vorbereitungsphase

Es folgten dann Gespräche über technische Abläufe, die „von den Anbietern äußerst kompetent geführt wurden“, betont Maaßen. Die Testphase mit der Konfiguration von Archivierungsservice, DMS und Online-Bereitstellung zeigten die Umsetzbarkeit der Kundenwünsche hinsichtlich Bildqualität und Performanz beim Zugriff. Die Anforderungen wurden in den Verträgen fixiert, und um die Einführung der MDK-Lösung von Marabu erweitert. Diese PEGASOS Fachlösung sollte zukünftig bei der fristgerechten Bearbeitung von Anfragen des medizinischen Dienstes der Krankenkassen unterstützen. Auch die transparenten finanziellen Planungsmöglichkeiten wurden positiv aufgenommen.

Große Aufmerksamkeit widmete die MIC Klinik der Aktenstruktur und den Musterordnern für die Belegindexierung sowie den Qualitätsprüfungen hinsichtlich Vollzähligkeit, Texterkennung und Registerzuordnung. Technische Arbeiten wie etwa die Implementierung von HL7-Schnittstellen zum KIS liefen wie geplant. Im KIS wird, auf dem Behandlungsfall stehend, bequem per Mausklick ein Absprung ins PEGASOS über einen Fremdprogrammaufruf realisiert.

Produktivstart und Akzeptanz im Routinebetrieb

Ende 2014 rollte die MIC Klinik PEGASOS und die DMI Dienste problemfrei aus. Ein Schulungstermin seitens der Anbieter und interne Schulungen informierten die Anwender. Ab Februar 2015 erfolgte der Produktivstart. Die IT-Leiterin: „Die umfangreichen Vorarbeiten haben sich gelohnt: die Einführung verlief ohne Schwierigkeiten im Zeit- und Kostenrahmen.“ Stichtag für die Digitalisierung nach Entlassung war der 1. Januar 2015. Inzwischen ist auch der Jahrgang 2014 vollständig digitalisiert. Die Akten sind meist kombiniert – ambulant (für die OP-Vorbereitung) und stationär.

Die Digitalisierung klappt gut, erläutert die IT-Leiterin; zwei Monate nach dem Scannen gehen die Akten in die Vernichtung. Zugriff auf die digitalisierten Akten erhält, wer ihn benötigt – die Operateure, Anästhesisten, die Faktura sowie bei Wiederkehrern das medizinische Personal. Maßgebliche Funktionen sind die Akteneinsicht und die MDK-Bearbeitung. Maaßen: „Die Lösung läuft extrem stabil mit höchster Verfügbarkeit; jeder Mitarbeiter kann jederzeit bequem die digitalen Unterlagen einsehen; Übersichtlichkeit ist ebenso gegeben wie Auswertungsmöglichkeiten für die Qualitätssicherung.“ Die IT-Leiterin weiter: „Der Ablauf der Buchung der Akten, die an DMI gehen, wird von den Mitarbeitern als sehr unkompliziert und schnell erlernbar beurteilt. Diese Abläufe funktionieren sehr gut. Datenclearing und Expressanforderungen sowie die Aktualisierung des Musterordners mit Index sind einwandfrei. Wir können die Akteneinsicht gewährleisten, und das PEGASOS System ist einfach bedienbar.“

Nicole Pollack, Leitung Faktura/Med. Dokumentation, freut sich über die Unterstützung bei der MDK-Bearbeitung. „Dank des PEGASOS MDK-Managers lassen sich die MDK-Fälle wesentlich schneller bearbeiten und ohne zusätzlichen Aufwand priorisieren. Durch den leichten Zugang zu den Arbeitslisten erreichen wir eine sehr gute Kontrolle über bald ablaufende Fristen und können rechtzeitig einschreiten.“ Hilfreich war, so Pollack, dass die internen MDK-Abläufe auf die neue digitale Workflow-Lösung abgestimmt wurden und man so einen optimalen Bearbeitungsweg finden konnte. „Die Aktenberge sind verschwunden, die Mitarbeiter haben einen besseren Überblick und können schneller arbeiten, auch aus dem Home Office.“

Fazit des Kunden

„Das Ziel dieser ersten Projektstufe ist hundertprozentig erreicht. Nichts wurde versprochen, was nicht gehalten wurde“, unterstreicht Maaßen. „In den sieben Jahren, in denen ich an der MIC-Klinik arbeite, war von der Umsetzung her dieses Projekt trotz drei beteiligter Firmen das angenehmste. Beigetragen haben hierzu sicher die Transparenz und Offenheit bezüglich der Abläufe bei DMI, die Beteiligung kompetenter Ansprechpartner sowie die exzellente effektive Projektleitung auf Marabu-Seite. Die Zusammenarbeit mit DMI und Marabu funktionierte jederzeit reibungslos konstruktiv und auf kurzen Wegen. Auch hiermit sind wir daher sehr zufrieden.“

„Langfristig wird sich der Umfang der Papierakten reduzieren. Nach und nach werden wir zunehmend elektronisch dokumentieren. Die hier geschaffene Lösung wird alle elektronischen Informationen aufnehmen können. Mit unserem Abrechnungsdienstleister und dem MDK planen wir einen direkten Zugriff auf Datenextrakte im PEGASOS System, um auch dort Büroarbeit zu reduzieren“, so Maaßen. Ihre Quintessenz: „Genaue Anforderungsdefinition lohnt sich; man sollte sich die Zeit dafür nehmen.“