Analoge Prozesse erfüllen diese beiden Vorgaben oftmals nicht, oder nur in Teilen. Aber ein teilweise transparenter und nur teilweise funktionierender Prozess ist ein Hindernis im Gesamtgefüge einer Organisation und bremst eher, statt zu befördern.

Viele dieser Prozesse stehen daher im Zeitalter der Digitalisierung zurecht auf dem Prüfstand. Wir möchten anhand eines Verwaltungsprozesses darstellen, wie eine smarte Transformation gelingen kann und welches Potential durch einen Wechsel von tradiertem Analogen zu innovativen Digitalen gehoben werden kann.

 

 

Zwei etablierte Spezialisten

DMI und NEXUS / MARABU sind zwei etablierte Spezialisten, wenn es um Dokumente, deren effizientes Management und sicheres Archivieren geht. Die Erfahrungen aus vielen Projekten im medizinischen Kontext bringen diese beiden Partner auch in die Prozesstransformation im Verwaltungsbereich zum Beispiel bei der Bearbeitung kreditorischer Eingangsrechnungen. Dieser Bereich wird in vielen Krankenhäusern noch klassisch analog angegangen. Papierbasierte Rechnungen werden in der Verwaltung entgegengenommen, zugeordnet, erfasst, mit der Bestellung abgeglichen, geprüft, eventuell reklamiert und schließlich freigegeben. Bevor sie dann zur Anweisung gelangen ist oftmals viel Zeit verstrichen. Nicht selten haben fehlerhafte Zuordnungen bereits bei der Erfassung den Prozessbeginn unnötig belastet.

Selbst, wenn alle Schritte reibungslos und verzögerungsfrei erfolgen, haben Untersuchungen ergeben, dass solch ein analoges, nicht immer transparentes, Vorgehen Kosten im zweistelligen Bereich pro Vorgang verursacht.

Intelligentes Prozessdesign und reduzierte Prozesskosten

Hier können durch intelligentes Prozessdesign signifikante Effizienz-, Qualitäts- und Sicherheitsoptimierungen erzielt werden. Nicht nur lassen sich die Prozesskosten deutlich um mehr als 60% reduzieren, was allein schon Anlass genug für eine Transformation sein könnte. Vor allem wird durch einen digitalen Prozess ein hohes Maß an bisher nicht erreichter Transparenz geschaffen. Jederzeit zu sehen, wo der einzelne Vorgang im Gesamtgefüge steht, ermöglicht Steuerungseingriffe, die zuvor nicht vorhanden waren.

Das Modell, das die beiden Partner DMI und NEXUS / MARABU als bewährte Dienstleister anbieten, setzt unmittelbar an der Wurzel an. Anstatt in der Verwaltung des Krankhauses entgegengenommen zu werden, wird ein entsprechendes Postfach bei DMI in dessen Dienstleistungszentrale eingerichtet. Täglich entnehmen dort DMI Mitarbeiter diese Rechnungen, öffnen und sortieren sie. Nach dem Klassifizieren und Scannen werden durch eine smarte Softwareapplikation die Rechnungsdaten extrahiert, validiert, gegebenenfalls manuell korrigiert und anschließend über einen abgesicherten, Zugang an die Kommunikationsplattform PEGASOS von NEXUS / MARABU übergeben. Bei Rechnungen, die als digitale Dokumente (PDF-Format) eingehen, ist der Weg unter Wegfall des Scanprozesses identisch. Alle Rechnungen, inklusive auch möglicherweise bereits im digitalen Format eingehende XRechnungen werden über eine zertifizierte Schnittstelle von PEGASOS an DMI zur Langzeitarchivierung weitergeleitet. Die papierbasierten Dokumente werden nach erfolgter Freigabe des Kunden datenschutzkonform vernichtet.

Der Aufwand der Rechnungsbearbeitung in der Verwaltung des Krankenhauses reduziert sich spürbar schon dadurch, dass über den Qualifizierungsprozess im DMI die Rechnungsdetails zum Abgleich mit FiBu und MaWi bereits unmittelbar bereitstehen.

Unterstützung von der Planung bis zur Umsetzung

Wir unterstützen unsere Kunden in der Planung durch einen breiten Erfahrungsschatz und vordefinierte Prozesse. Diese Prozesse decken in der Regel bis zu 90 Prozent der üblichen Arbeitsschritte in der automatisierten Verarbeitung von Rechnungen ab. Im Schulterschluss arbeiten die Teams von DMI und NEXUS/MARABU bei der Anpassung an unternehmensindividuelle Besonderheiten jedes Kunden.

Diese Kombination von Erfahrung und Flexibilität, in Verbindung mit direkter und strukturierter Kommunikation im Projektmanagement, schafft ein Höchstmaß an Projektsicherheit und Projekterfolg.

Die Verarbeitungsprozesse – vom Posteingang bis zur revisionssicheren Archivierung – entsprechen den Vorgaben der GoBD und sind durchgängig transparent. Die verwendete Software ist nach IDW PS 880 auditiert; somit lässt sich, falls erforderlich, ein Nachweis bei Finanzämtern einbringen.