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Neue Grundsätze zur IT-gestützten Buchführung

Zum Jahreswechsel sind die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft getreten. Sie gelten für alle Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen und lösen damit die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GdPdU), die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) sowie die „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ ab.

Der zunehmende Einsatz von EDV-Systemen in den Unternehmen und speziell im Rechnungswesen sowie die fortschreitende technische Entwicklung haben die Aktualisierung der Richtlinien notwendig gemacht. So benennt das Bundesfinanzministerium darin konkrete Aufbewahrungsformate und erlaubt die Umwandlung in ein anderes Format, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird. Außerdem brauchen E-Mails, die lediglich als Transportmittel von steuerrelevanten Dokumenten dienen - im Gegensatz zu dem Beleg selbst - nicht mehr aufbewahrt werden. Papierdokumente dürfen nach der Digitalisierung vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Und es muss für jedes im Zusammenhang mit der Buchführung genutzte DV-Verfahren eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein.

Die GoBD enthalten Ausführungen zu allgemeinen Grundsätzen der Buchführung sowie zum Belegwesen, Aufzeichnung der Geschäftsprozesse, internes Kontrollsystem, Datensicherheit, Unveränderbarkeit, elektronische Aufbewahrung, Nachprüfbarkeit, Datenzugriff und Zertifizierung. Die Festlegungen werden im 37 Seiten umfassenden Dokument von verschiedenen Beispielen veranschaulicht.

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