Marabu / Magazin

Wissen, Aktuelles und Hintergründe
rund um ECM im Gesundheitsmarkt.

Anett Kopielski

Mit ECM zum digitalen Urlaubsantrag

Auch in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung werden Urlaubsanträge oftmals noch ausgedruckt und unterschrieben dem Vorgesetzten vorgelegt. Dabei kann es auch ganz einfach, schnell und papierlos gehen. Denn mit Hilfe von Workflowfunktionalitäten, die in gängigen ECM-Systemen integriert sind, ist ein digitaler Urlaubsantrag einfach umsetzbar und bietet Mitarbeitern und Führungskräften enorme Vorteile.

Papier heißt geduldig sein

Auch heutzutage arbeitet man üblicherweise immer noch mit Word- oder Excelvorlagen, die dem Vorgesetzten unterschrieben vorgelegt werden müssen. Dann heißt es, Geduld aufbringen. Denn der Teamleiter muss zunächst den Urlaubsanspruch prüfen, ggf. aktuelle Projekte berücksichtigen, mit den Urlaubszeiten anderer Teammitglieder abgleichen und die Anwesenheit eines Stellvertreters sicherstellen. Ist die Genehmigung erteilt, muss sie an den Mitarbeiter und die Personalabteilung kommuniziert werden, um dort das Urlaubskonto zu aktualisieren.

Es könnte so viel einfacher sein

In einem Enterprise Content Management System (ECM-System) hat der Mitarbeiter in einem nur ihm zugänglichen Bereich einen Überblick über seinen Urlaubsanspruch und den bereits beantragten, genehmigten und angetretenen Urlaub. Mit einem Klick startet er einen neuen Urlaubsantrag, wählt den gewünschten Zeitraum aus und schickt diesen ab. Einfach, schnell und papierlos.

Der Antrag erreicht sofort seinen Vorgesetzten in seinem Postfach. Mit einem Klick hat er den Urlaubsanspruch und die Urlaubszeiten der Teamkollegen vor sich und kann nach Prüfung die Genehmigung erteilen. Auch Stellvertreter, Personalabteilung oder andere Instanzen können je nach gewünschter Konfiguration darüber informiert werden oder die Genehmigung bestätigen. Dabei werden sämtliche Schritte des Workflows protokolliert und sind lückenlos nachvollziehbar.

Einfach umsetzbar mit ECM

Mit Hilfe von Workflowfunktionalitäten, die in gängigen ECM-Systemen integriert sind, können digitale Urlaubsanträge einfach umgesetzt werden. Der Genehmigungsprozess kann dabei an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden. So können z.B. mehrere Prüfinstanzen installiert werden, die Kenntnisnahme des Stellvertreters umgesetzt werden oder die automatische Genehmigung nach einem festgelegten Zeitraum eingerichtet werden. Mit einer Integration in die digitale Personalakte kann auch das Urlaubskonto automatisch angepasst werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand

Mitarbeiter und Führungskräfte sparen durch den digitalen Workflow wertvolle Zeit und können sich der eigentlichen Arbeit widmen. Insbesondere größere Unternehmen profitieren von der schnellen Verteilung und Bearbeitung über verschiedene Standorte hinweg. Vorgesetzte behalten auch bei großen Teams den Überblick über die verschiedenen Urlaubsansprüche und -zeiten. Mitarbeiter erhalten schneller Rückmeldung und können jederzeit den Bearbeitungsstatus ihres Antrags nachvollziehen.

Und ohne lästigen Papierkram ist die Vorfreude auf den Urlaub gleich nochmal so schön. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine erholsame Urlaubszeit!

Anett Kopielski

Über den Autor

Anett Kopielski ist bei der NEXUS im Bereich Marketing und Unternehmenskommunikation tätig und betreut u.a. die NEXUS / MARABU. Sie beschäftigt sich mit aktuellen Trends, Studien und Entwicklungen rund um den Gesundheitsmarkt und speziell Enterprise Content Management.

Bild Urlaub

Zurück

MARABU unterstützt Sie mit vollem Engagement

Sie sind als Krankenhaus in besonderem Maße von der COVID-19-Pandemie betroffen und stehen an vorderster Linie, wenn es um die Aufrechterhaltung der Patientenversorgung geht.

Wir übernehmen diverse Support- und Schulungsleistungen für Sie.
Im Bedarfsfall sind wir sofort und rund um die Uhr für Sie da.

Weiterlesen