Zunahme der MDK-Prüfverfahren

Wie in den meisten deutschen Krankenhäusern ist auch in der MIC die Anzahl der MDK-Prüfverfahren in den letzten Jahren erheblich angestiegen und für das Klinikpersonal mit großem Zeitaufwand verbunden. Die neuen Prüfregelungen mit einer Vielzahl an einzuhaltenden Fristen stellten das Krankenhaus vor eine neue Herausforderung, die ohne technische Hilfe nur schwer zu bewältigen war. Aus diesem Grund ist die Klinik auf Marabu zugegangen, dem Spezialisten für dokumentenbasiertes Prozessmanagement im Gesundheitsmarkt.

Berücksichtigung der neuen Prüf-Regelungen

Gemeinsam sollte die PEGASOS Fachlösung „MDK-Management“ um einen entsprechenden Workflow erweitert werden. Dazu wurde zunächst der IST-Zustand analysiert. Im Anschluss erarbeitete das Projektteam die künftigen Arbeitsprozesse und wie diese digital umsetzbar sein könnten. Eine besondere Herausforderung war dabei die Berücksichtigung der neuen Regelungen. Denn es war schwer absehbar, wie das neue Verfahren in der Praxis aussieht und wie die Krankenkassen darauf reagieren werden. Nach der Umsetzung des erarbeiteten Prozesses im Archiv-, Dokumenten- und Prozessmanagement­system PEGASOS erfolgte eine umfangreiche Testphase, die nahtlos in den Produktivbetrieb mit digitaler Bereitstellung der Akten für das neue MDK-Management überging.

Die Digitalisierung der physischen Patientenakten und deren revisionssichere Langzeitarchivierung erfolgt durch die DMI GmbH & Co. KG. Dieser Projektpartner betreibt die PEGASOS-Lösung über ein zertifiziertes Rechenzentrum.

Workflow mit allen Prozessschritten und Fristen

Die Verwaltung der MDK-Verfahren erfolgt nun direkt an der digitalen Patientenakte. Nach der Datenerfassung des Prüffalls führt der Workflow den Anwender durch die Bearbeitung und erinnert an fällige Fristen. Aus der Patientenakte heraus kann der Medizincontroller schnell und einfach den Aktenextrakt erstellen und vom verantwortlichen Arzt freigeben lassen. Darüber hinaus bietet das System einen schnellen Überblick über alle laufenden MDK-Anfragen mit Bearbeitungsstatus und ermöglicht die Auswertung von Kennzahlen wie z.B. Streitwert oder Erfolgsquote und damit eine bessere Liquiditätsplanung.

Erhebliche Reduzierung des Zeitaufwandes

Frau Pollack, Leitung Faktura/Med. Dokumentation, ist sehr zufrieden mit der umgesetzten Lösung: „Die MIC ist für das neue MDK-Prüfverfahren gut gerüstet. Der digitale Workflow wurde von unseren Mitarbeitern sehr gut angenommen. Und wir konnten bereits den Zeitaufwand für die Fallbearbeitung erheblich reduzieren.“ Für die weitere Zukunft ist auch eine elektronische Anbindung an den MDK Berlin-Brandenburg geplant.