Das Liechtensteinische Landesspital (LLS) ist im Fürstentum Liechtenstein Vertrauensspital und zentraler medizinischer Grundversorger. Rund 180 Mitarbeiter wickeln jährlich um die 7.000 Notfälle, circa 10.000 ambulante und 2.000 stationäre Fälle ab. Im Zuge der Unternehmensentwicklung führte das LLS in den letzten Jahren diverse Projekte in den Themen Digitalisierung, Lean Management, Qualitätssicherung und -steigerung durch. Dazu zählte in 2017 auch die Ausschreibung eines IHE-konformen medical eArchivs, um eine zentrale und standardisierte Datenbasis für die digitale Transformation zu schaffen. Die Entscheidung fiel damals auf das PEGASOS ECM-System von Marabu, ein Unternehmen der NEXUS-Gruppe. Nun geht das System in den Produktivbetrieb.

PEGASOS als medical eArchiv und IHE-Connector

Die Projektziele waren klar definiert. In erster Linie soll das neue DMS- und Archivsystem die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und deren Verfügbarkeit über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum von bis zu 30 Jahren gewährleisten. Sämtliche Bilder und Dokumente der Krankengeschichte (KG) im NEXUS / KIS und auch den Umsystemen (externes Labor, RIS etc.) sollen nur im PEGASOS-Archiv abgelegt werden, welches damit das Krankenhausinformationssystem entlastet und als Ausfallsystem dient. Wichtige Anforderung dabei war, dass alle Prozesse der Archivierung und des späteren Zugriffs nachvollziehbar protokolliert und unberechtigte Manipulationen ausgeschlossen sein müssen. Zweites Ziel des Projektes ist es, das PEGASOS Archivsystem als eHealth-Connector zum geplanten, landesweiten elektronischen Gesundheitsdossier zu verwenden.

„Marabu konnte uns mit seinen rund 30 Jahren Erfahrung im Gesundheitssektor sowohl beim Thema revisionssichere Archivierung als auch beim Thema IHE-Konzeption überzeugen.“, erläutert Martin Kalberer, Leitung der Unternehmensentwicklung im LLS, die damalige Entscheidung. Auch die Zugehörigkeit zur NEXUS AG spielte bei der Entscheidung eine Rolle. „Dadurch dass wir schon das KIS und PAT^NG aus dem Hause NEXUS im Einsatz hatten, erschien ein Archiv vom gleichen Anbieter im Hinblick auf das Schnittstellenhandling sehr vorteilhaft.“, so Kalberer.

Integration elektronischer und physischer Dokumente

Mittlerweile hat sich das PEGASOS Archiv in die IT-Landschaft des LLS eingefügt. Die Patientenstammdaten gelangen aus dem NEXUS / PAT^CL über den NEXUS / INTEGRATIONSERVER zu PEGASOS. PDF-Befunde kommen vom Laborsystem Risch und von Schiller-Medizintechniksystemen. Aus dem NEXUS / KIS werden klinische und administrative Dokumente direkt über eine Dokumentenschnittstelle übermittelt - darunter auch Befunde sowie Referenzlinks auf DICOM-Bildserien, die im Synedra-PACS abgelegt sind. DICOM-Bilder werden von den Modalitäten zur revisionssicheren Ablage an PEGASOS übergeben.

Solange jedoch das LLS noch nicht den nötigen Digitalisierungsgrad erreicht hat, wird während des Patientenaufenthaltes weiter eine physische Krankenakte geführt. Diese soll nach Fallabschluss inhouse gescannt, in PEGASOS importiert und im Anschluss vernichtet werden. Bestehende Akten werden nur bei Wiederaufnahme eines Patienten digitalisiert. Neben dem „späten Scannen“ gibt es die Möglichkeit, mitgebrachte Dokumente, beispielsweise beim Empfang oder im Notfall, sofort zu digitalisieren („frühes Scannen“). Die Scanprozesse gilt es nach dem Go Live noch gemäß dem Lean Management Prinzip „Plan-Do-Act-Check“ zu optimieren. „Erst wenn der Digitalisierungsprozess sich in der Praxis bewährt hat, werden die Papierakten vernichtet.“, erklärt Kalberer das weitere Vorgehen.

Im Hinblick auf die Revisionssicherheit werden alle Dokumente bei Eingang ins PEGASOS-Archiv mit einem langzeitbeweiswerterhaltendem Zeitstempel versehen. Dafür kommt die Lösung digiSeal archive des MARABU-Partners secrypt zum Einsatz. Der Zeitstempel stellt sicher, dass ein Dokument nicht verändert worden ist. Darüber hinaus werden alle Dokumente IHE-konform aufbereitet, um später mit dem landesweiten Patientendossier kommunizieren zu können.

NEXUS / KIS und PEGASOS wachsen zusammen

Für die medizinischen Anwender ändert sich in der Handhabung wenig. Sie bleiben in Ihrer gewohnten KIS-Oberfläche und springen von dort – im bestehenden Berechtigungskontext - direkt in die PEGASOS Patientenakte, welche alle archivierten Behandlungsdokumente in einer übersichtlichen Baumstruktur anzeigt. Der PEGASOS-Viewer wird integriert im KIS-Fenster angezeigt. Dieser Absprung in die PEGASOS Patientenakte war, neben der elektronischen Ausleitung von Dokumenten aus dem KIS, Bestandteil der tiefen Integration beider NEXUS-Systeme, die im LLS erstmals implementiert wurde.

Vorbereitung auf nationales Gesundheitsdossier

Im Hinblick auf die kommende Anbindung des LLS an das landesweite elektronische Gesundheitsdossier (eHealth) wurden im Projekt schon entsprechende Vorkehrungen getroffen. „Damit die eHealth-Integration reibungslos funktioniert, mussten wir die PEGASOS-Dokumentationsklassen bereits bei Anlage des Archiv-Aktenplans auf die Dokumenttypen der künftigen eHealth-Struktur, die sich am Schweizer IHE-Standard orientiert, mappen. Zusätzlich musste die KIS-Struktur unter Berücksichtigung der KDL-Register betrachtet werden.“, erläutert Martin Kalberer, Leitung der Unternehmensentwicklung im LLS, eine der Projektherausforderungen. „Bei diesen konzeptionellen Überlegungen zur IHE-Struktur und dem Mapping der Dokumenttypen konnte uns Marabu erstklassig beraten.“

Go Live für medical eArchiv

„Mit der Projektbetreuung waren wir insgesamt sehr zufrieden.“, resümiert der Leiter der Unternehmensentwicklung. „Insbesondere die Beratungskompetenz und Erfahrung von Marabu fanden wir überzeugend.“ Von PEGASOS hat er einen guten Eindruck, vor allem die Oberfläche gefällt. Mit dem Go Live kann das PEGASOS eArchiv nun seine Stärken ausspielen. In erster Linie freut sich Kalberer darüber, dass die Patientendaten nun sehr viel schneller zur Verfügung stehen – mit weniger Suchen, weniger Unklarheiten, weniger Transporten und weniger Mehrfachablagen. Also Konzentration auf die wesentlichen Prozesse, ganz im Sinne des Lean Management Gedankens. Und auch auf den Anschluss an das landesweite Gesundheitsdossier ist das LLS jetzt bestens vorbereit.