Wissen zusammenführen

Ob durch unabhängig voneinander arbeitende Archive oder etwa durch eine hohe Personalfluktuation – Wissen kann in einer Klinik wegen unterschiedlichster Gründe nur begrenzt zur Verfügung stehen oder gar gänzlich verloren gehen. Allzu oft verschwendet das Personal viel zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen, anstatt sie in eine bessere medizinische Versorgung der Patienten zu investieren. Darum hat ein gezielt eingesetztes Wissensmanagement viele Vorteile für ein Krankenhaus: Das Wissen, das unstrukturiert und verteilt an verschiedenen Orten in Ordnern, in elektronischen Patientenakten, im digitalen Archiv, auf Computern oder auch in Köpfen der Mitarbeiter liegt, kann zusammengeführt und gefiltert werden, um es jederzeit an jedem Ort zur Verfügung zu stellen. Im Idealfall hilft es dabei, die Klinik zu einem „lernenden System“ weiterzuentwickeln. Außerdem kann der Patient viel umfassender betreut werden, weil weniger Wissen verloren geht.

Auf dem Weg dahin müssen allerdings einige Hürden überwunden werden. So sind entsprechende Strukturen nötig, um die vielfältigen Informationen zusammenzuführen. Besonders im Hinblick auf medizinische Daten aus unterschiedlichen Quellen sind interoperable Systeme notwendig. Darüber hinaus braucht es eine „gemeinsame Sprache“ in Form von Standards, Terminologien und Strukturen. Das erfordert eine Lösung, die auch die Einführung sowie das Management von Computer-zugreifbarem und Computer-interpretierbarem klinischen Wissen unterstützt. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) können an dieser Stelle helfen und Wissen aus den verschiedenen Quellen, wie der medizinischen Therapie, der Pflege oder aus administrativen Quellen zusammenführen. DMS erlauben außerdem einen Zugriff auf die Informationen über mobile Devices.

Wissensmanagement-Portal

Gute Erfahrungen haben viele Krankenhäuser mit der Einführung eines Portals in Form eines Intranets gemacht. Dieses bündelt das ganze zur Verfügung stehende Wissen einer Klinik unter einer Oberfläche. In der Folge können sämtliche Mitarbeiter auf verschiedenste Informationen zugreifen wie Zeitschriften und (Wissens-)Datenbanken, Checklisten, Richtlinien, Leitlinien, digitale Bücher, Fortbildungsunterlagen, Dokumentenvorlagen und natürlich auch interne Dokumente.

Das Wissen ist damit für alle Klinikmitarbeiter im Haus jederzeit und überall verfügbar. Den Zugang erhält das Personal über eine möglichst übersichtlich gestaltete Oberfläche, die durchaus auch individuell gestaltet werden kann. Eine Strukturierung nach Nutzergruppen und Relevanz, über einzelne Schaltflächen bequem angewählt, erleichtert die schnelle Bereitstellung der passender Informationen. Darüber hinaus können die Daten quellen- und anbieterunabhängig durchsucht und die Inhalte direkt aus der Suchergebnisliste heraus aufgerufen werden.

Solche Wissensmanagementsysteme können heute direkt aus digitalen Archiv- und Dokumentenmanagementsystemen heraus gestaltet werden. Beispielsweise durch eine Verschlagwortung, mittels derer relevante und aktuelle Dokumente im DMS schnell gefunden werden können. Dies kann auch über eine Volltextsuche geschehen. Den Nutzern stehen zahlreiche Filtermöglichkeiten zur Verfügung sowie eine Recherche, die sowohl über die Indexdaten als auch die Inhalte von Dokumenten erfolgen kann. Dabei kann sowohl nach Dokumenten, Scans, Texten in Grafiken als auch Bildern, Zeichnungen oder E-Mails gesucht werden. Die Arbeit mit einem DMS hat darüber hinaus den Vorteil, dass alle Daten digital, revisionssicher und übersichtlich archiviert werden können und in Sekundenschnelle abrufbar sind.

Der menschliche Faktor

Für die praktische Umsetzung eines Wissensmanagements im Krankenhaus gilt es dann jedoch, den menschlichen Faktor nicht zu vergessen. Ist erst einmal die Entscheidung gefallen, dass ein Wissensmanagementsystem eingeführt werden soll, müssen zunächst dafür notwendige Strukturen geschaffen werden. Das ist mit hohem Aufwand verbunden. Daher empfiehlt sich der Einsatz von berufsgruppen- und hierarchieübergreifend zusammengesetzten Projektgruppen. Denn wie so oft, wenn Veränderungen anstehen, ist es wichtig, allen Beteiligten den Nutzen der neuen Technik zu vermitteln. In den Teams werden dann Wissensziele und Verfahren definiert, wie Wissen identifiziert, erworben, entwickelt, bewahrt und genutzt werden soll. Denn das beste Wissensmanagementsystem nützt nichts, wenn es an den Bedürfnissen der Nutzer vorbeikonzipiert wurde.