Stufenweise Verpflichtung zur eRechnung

Zunächst sind Bundesbehörden und Bundesministerien aufgerufen, bis zum 27.11.2018 die technischen Voraussetzungen für den Empfang und die Bearbeitung digitaler Rechnungen zu schaffen. Denn der öffentliche Auftraggeber ist als Rechnungsempfänger ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, elektronische Rechnungen auch in dieser Form entgegenzunehmen und weiter zu verarbeiten. Subzentrale öffentliche Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber haben noch ein weiteres Jahr Vorbereitungszeit. Ab dem 27.11.2020 sind zusätzlich die Rechnungssteller in der Pflicht, Rechnungen nur noch in elektronischer Form einzureichen.

eRechnung als strukturierter Datensatz

Doch was versteht der Gesetzgeber unter einer „elektronischen Rechnung“? Im Sinne der europarechtlichen Vorgaben müssen die Rechnungsdaten strukturiert in einer XML-Datei übertragen werden – also in einem Format vorliegen, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dabei wird das Format XRechnung präferiert, das auf der europäischen Norm CEN 16931  basiert und die Anforderungen an Art, Austausch und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen festlegt. Eine Bilddatei, ein reines PDF-Dokument oder eine eingescannte Papierrechnung genügen dem Standard XRechnung nicht. Andere Datenaustauschformate wie ZUGFeRD, die der CEN-Norm entsprechen, sind vom Empfänger entsprechend der XRechnung-Vorgaben zu konvertieren und zu verarbeiten. Die Einreichung der elektronischen Rechnungen soll zukünftig über ein zentrales Verwaltungsportal erfolgen, für das man sich einmalig registrieren muss.

Einsparungen durch digitalisierte Prozesse

Durch den Einsatz ausschließlich strukturierter Rechnungsdaten soll eine medienbruchfreie und damit kostensparende Bearbeitung vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der Leistungen ermöglicht werden. Konsequenterweise müsste die Digitalisierung bereits im Rahmen der vorgelagerten Prozesse wie Ausschreibung und Auftragsvergabe Einzug halten, um die Effizienzpotenziale des elektronischen Informationsmanagements voll auszuschöpfen. Doch bis dahin ist es vielerorts noch ein weiter Weg.

Unabdingbare Voraussetzung ist ein elektronisches Archiv- und Dokumentenmanagementsystem, das die elektronischen Eingangsrechnungen GoBD-konform archiviert und die eRechnungen automatisiert durch den Bearbeitungs- und Freigabeworkflow bis zur Buchung lenkt. Auch eine thematische Zuordnung der Rechnungen in eine digitale Vorgangsakte ist mit einem Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management-System realisierbar.

Öffentliche Verwaltung als Innovationstreiber

Die Meinung des Bundes in Bezug auf die Rechnungsstellung und -verarbeitung ist mit der E-Rechnungsverordnung sehr deutlich geworden: Im Rahmen von öffentlichen Aufträgen ist ab 27.11.2020 der rein digitale Rechnungsaustausch für alle verpflichtend. Dadurch wird das Aufkommen digitaler Rechnungen insgesamt vergrößert und die XRechnung wird durch Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung auch in den B2B-Bereich getragen. Der elektronische Rechnungsversand und die elektronische Rechnungsverarbeitung werden sich auf diesem Wege zunehmend auch in der freien Wirtschaft etablieren. Jedes Unternehmen – egal ob in öffentlicher Trägerschaft oder in privater – sollte rechtzeitig die entsprechenden Weichen stellen.