1. Problemanalyse und Zieldefinition

Machen Sie sich als erstes bewusst, welche Probleme bestehen und was Sie mit der neuen IT-Lösung erreichen wollen. Beschränken Sie sich dabei nicht auf bekannte Probleme sondern hinterfragen Sie den gesamten Prozess, der damit in Verbindung steht. Schauen Sie über den Tellerrand und befragen Sie auch die Anwender, was sie stört und was sie sich wünschen. So stellen Sie einerseits eine größtmögliche Akzeptanz der neuen Lösung sicher. Andererseits kommen so vielleicht Anforderungen und Einsatzszenarien zum Vorschein, an die vorher noch gar nicht gedacht wurde. Und auch wenn zu Beginn nicht gleich alle Wünsche umgesetzt werden, so sollten Sie prüfen, was Sie davon zukünftig mit der gleichen IT-Lösung realisieren wollen, um Synergieeffekte zu nutzen. Haben Sie zusätzlich immer Ihre langfristigen Unternehmensziele im Blick und überlegen Sie, inwieweit das neue System deren Erreichung unterstützen kann. Definieren Sie aus all diesen Erkenntnissen Ihre Ziele und Anforderungen.

2. Marktüberblick verschaffen

Bevor Sie sich nach einzelnen Anbietern umschauen, bringen Sie zunächst Licht in den Dschungel der Begrifflichkeiten. Welche Arten von Systemen bzw. ECM-Komponenten gibt es? Was können diese nach dem allgemeinen Begriffsverständnis leisten? Einen guten Überblick dazu bietet der Bitkom mit seinem Leitfaden „Archiv, DMS, ECM und Co. Überblick und Begriffserläuterungen“. Wenn Klarheit über die Möglichkeiten der einzelnen Systemarten herrscht, können Sie diese mit Ihren individuellen Anforderungen abgleichen und die Anbietersuche gleich von vornherein eingrenzen.

3. Individueller Leistungsabgleich

Nun gilt es, den passenden Anbieter zu finden. Hier lohnt es sich genau hinzusehen, denn nicht überall wo das gleiche draufsteht, ist auch das gleiche drin. Für einen objektiven Vergleich der Systeme ist ein Pflichtenheft sinnvoll, das wie eine Art Checkliste die geforderten Leistungen und auch versteckte oder nachfolgende Kosten wie z.B. für Schnittstellenerweiterungen oder Wartungsleistungen mit abfragt. Nur wenn die Erwartungen des Krankenhauses und das tatsächliche Leistungsspektrum des Anbieters im Einklang sind, können zielführende und langfristig erfolgreiche Lösungen realisiert werden.

4. Dienstleistungsangebot

Neben dem Abgleich von Anspruch und Wirklichkeit in Punkto Software sollten auch die Service-Leistungen eines Anbieters genauer betrachtet werden. Überprüfen Sie genau, wie viel Beratung, Betreuung und Hilfe Sie vom Projektstart bis hin zum Routinebetrieb vom jeweiligen Anbieter bekommen. Haben Sie z.B. immer einen persönlichen Projektbetreuer an der Seite, den Sie jederzeit erreichen können? Ziehen Sie auch zukünftige Entwicklungen in Ihre Überlegungen mit ein. Möchten Sie beispielsweise das System später ausbauen und neue Subsysteme integrieren? Sind Konsolidierungen oder Migrationen in Sicht oder gar das Outsourcing von IT-Services? Was könnte der Anbieter davon leisten und zu welchen Kosten?

5. Referenzen und Kundenzufriedenheit

Zu guter Letzt hilft bei der Entscheidungsfindung ein Blick auf die Kunden des Anbieters. Wurde bereits eine vergleichbare Lösung umgesetzt? Wie zufrieden sind die Kunden mit dem Anbieter und seiner Lösung? Sprechen Sie mit den Projektverantwortlichen und gewinnen Sie ein Gefühl für die bestehende Kundenbeziehung. Würden Sie sich bei diesem Anbieter gut aufgehoben fühlen?

Wenn Sie diese fünf Punkte beherzigen, finden Sie mit Sicherheit das für Sie optimale ECM-System und legen damit den Grundstein für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Haben Sie vielleicht noch weitere Tipps und Hinweise für die Auswahl eines ECM-Systems? Dann nutzen Sie unsere Kommentarfunktion. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!