Seit dem 1. Januar 2017 sind außerdem die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – uneingeschränkt gültig. Auch wenn sie dem Namen nach kein Gesetz sind, tut man im geschäftlichen Umfeld gut daran, die konsolidierten Anordnungen des Finanzministeriums zu beachten.

Spätestens seit diesem Stichtag gelten diese Regeln für E-Mails, die geschäftlich relevante Informationen enthalten, genauso wie für alle anderen elektronischen Dokumente mit Geschäftsbezug. Welche Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Dokumente im Detail aus den GoBD entstehen, können Sie in unserem 1.Teil zur GoBD-konformen Archivierung von E-Mails nachlesen.

Die zwei Wege der E-Mailarchivierung

Aber wie funktioniert die rechts- und revisionssichere Archivierung von E-Mails? Welche Möglichkeiten gibt es? Grundsätzlich kann zwischen zwei Strategien unterschieden werden: Entscheidet man sich für eine servergesteuerte Sicherung der E-Mails, erfolgt dies in der Regel über ein sogenanntes Journalpostfach, in das automatisch Kopien aller ein- und auslaufenden E-Mails abgelegt werden. Der Archivserver holt die Journalkopien laufend vom Mailserver ab. Vorteil dieser Methode ist, dass alle Nachrichten noch vor der eigentlichen Zustellung manipulationssicher gespeichert werden und menschliche Fehler beim Bewerten der Relevanz einer E-Mail ausgeschlossen sind.

Da sich weder aus den gesetzlichen Grundlagen noch aus den GoBD eine Verpflichtung zur Archivierung sämtlicher E-Mails ergibt, kann ebenso gut client-orientiert vorgegangen werden. In diesem Fall greift der Archivserver einzelne Postfächer oder Verzeichnisse ab, in die zu archivierende E-Mails vorher einsortiert wurden. Jemand, der Böses dabei denkt, könnte einwenden, dass hier bereits die Möglichkeit der Manipulation gegeben sei. Aber mal ganz ehrlich: Wenn eine Rechnung per Post kommt, obliegt es auch einem Mitarbeiter, diese zu öffnen, zu sortieren, zu verarbeiten und zu archivieren. Es gibt für beide Strategien gute Argumente und solche dagegen. Die Entscheidung muss einzelfallbezogen erfolgen.

Entlastete Server, performanter Client

Welchen Weg man auch geht: Eine gute Mailarchivlösung archiviert nicht nur, sie entlastet auch das E-Mailsystem. Hier ist schneller Speicherplatz nämlich teuer und Mails mit Attachments verstopfen die meist größenmäßig limitierten Postfächer. Das Archivsystem ersetzt – zeitlich gesteuert – die Originalmail durch eine schlanke Textversion, auch der Anhang wird nur noch im Archiv vorgehalten. Anhänge und E-Mails, die mehrmals vorliegen, werden als Duplikate erkannt und nur einmal archiviert. Für den Anwender ändert sich kaum etwas: Die ersetzten E-Mails werden im E-Mailprogramm wie gewohnt anzeigt und sind über die Suche wie gewohnt recherchierbar.

Die Königsklasse: Integrierte E-Mailarchivierung

Wer die Möglichkeiten der E-Mailarchivierung vollumfänglich ausschöpfen möchte, kann seine Archivierungskomponenten in ein Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management-System integrieren. Damit ist es möglich, geschäftsrelevante E-Mails auf direktem Wege sachbezogen den einzelnen Geschäftsvorfällen zuzuordnen. E-Mails, die vorher definierte Voraussetzungen erfüllen, können sogar automatisch Bearbeitungsworkflows auslösen – zum Beispiel in der Rechnungseingangsbearbeitung oder im Bewerbermanagement. Deutliche Prozessoptimierungen und eine damit einhergehende Entlastung des Personals sind die Folge – und wer sagt dazu schon Nein?

Wie die Einbindung der Archivierungslösung in ein bestehendes System aussehen kann und welche Stolpersteine, zum Beispiel beim Thema Datenschutz, aus dem Weg zu räumen sind, lesen Sie im 3.Teil unserer Serie zur rechtskonformen E-Mailarchivierung.