An diesem Beispiel wird schon ganz deutlich, dass eine funktionierende Projektbearbeitung wesentlich dazu beitragen kann, die Effizienz und die Qualität des Gesamtunternehmens zu steigern. Doch was ist im Einzelnen nötig, um Ordnung in die eigenen Vorgänge zu bringen? Im Großen und Ganzen sind es die gemeinsame Datenbasis und der einfache Austausch mit anderen Projektbeteiligten. Ohne ein digitales Archiv- und Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist das heutzutage nicht zu realisieren. Bei der Systemauswahl ist jedoch ein genauer Blick auf Funktionalitäten, Anpassungsmöglichkeiten und Usability notwendig, um das Nutzenpotenzial voll ausschöpfen zu können.

Die wichtigsten System-Anforderungen für die elektronische Vorgangsbearbeitung:

1. Projekt/Vorgang digital anlegen, bearbeiten und dokumentieren
2. Individuelle Struktur der digitalen Projektakte
3. Stammdatenübernahme aus dem Hauptinformationssystem (z.B. KIS, ERP, CRM)
4. Integration von Daten aus anderen Branchensystemen (z.B. Fibu, Mawi)
5. Archivierung von Dokumenten unabhängig von Dateiformat und Ursprungssystem (z.B. Office, E-Mail & Anhang, Fax, Scan, Bild) und Zuordnung zu einem Projekt/Vorgang
6. Volltextsuche über Metadaten, Dokumentinhalt und Notizen sowie individuelle Suchmasken
7. Gezielte Steuerung der Zugriffsberechtigungen
8. Dokumentbearbeitung in Office
9. Integriertes Vorlagenmanagement für Office-Dokumente
10. Versions- und Revisionsverwaltung
11. Notiz- und Markierungsfunktionen für die Dokumentbearbeitung
12. Anlegen von Aufgaben, Wiedervorlagen, Erinnerungen, Kenntnisnahmen mit E-Mail-Benachrichtigung
13. Übersicht über alle eigenen Aufgaben mit Bearbeitungsstatus
14. Dokumente per E-Mail oder als Link direkt aus der Projektakte versenden
15. Historie zu sämtlichen Bearbeitungsschritten
16. Einfache, intuitive Benutzerführung für eine hohe Mitarbeiterakzeptanz

Mit Hilfe dieser DMS-Funktionen rücken alle Projektbeteiligten näher zusammen: Informationen stehen allen gleichzeitig digital zur Verfügung, Teamarbeit und Abstimmungsprozesse werden vereinfacht und es herrscht jederzeit Transparenz über Aufgabenverteilung und Vorgangsstatus.

Einsparungen und Nutzen der digitalen Projektakte

Überlegen Sie doch mal, wie oft und wie lange Ihre Mitarbeiter ohne ein DMS zu einem Vorgang recherchieren. Erfahrungsgemäß kann man für bereichsinterne Suchvorgänge eine Minute und für bereichsübergreifende Suchen mindestens zwei Minuten veranschlagen. Bei Annahme von 20 abteilungsinternen und 10 abteilungsübergreifenden Suchen pro Tag kommen schon 40 Minuten pro Mitarbeiter zusammen. Neben dieser Recherchezeit können mindestens nochmal so viele Minuten bei der Bearbeitung von Workflows eingespart werden. Denn mit digitalen Dokumenten, einer Versionsverwaltung sowie automatisierten Workflows entfallen viele Aufgaben wie die Bearbeitung der papierbasierten Posteingänge und -ausgänge, Kopierarbeiten sowie Doppelablagen aufgrund verschiedener Projektbeteiligter und unterschiedlicher Dokumentversionen.

Das macht zusammen mindestens 80 eingesparte Minuten pro Mitarbeiter und Tag, die für sinnvollere Aufgaben zur Verfügung stehen könnten, sowie eine deutliche Verringerung der Kopierkosten. Darüber hinaus ist die Motivation der Mitarbeiter spürbar höher, wenn frustrierende Recherchen sowie Doppelarbeiten wegfallen und ein Projekt gut dokumentiert und klar organisiert ist. Mit Hilfe einer digitalen Projekt- & Vorgangsbearbeitung schaffen Gesundheitseinrichtungen leichter den täglichen Spagat zwischen qualitativ hochwertiger Patientenversorgung und wirtschaftlicher Unternehmensführung.