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Daten erfolgreich managen

Anforderungen an Dokumentenmanagement- und Archivlösungen im Wandel

| Marabu-Redaktionsteam | Aus der Branche

Die Herausforderungen für Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen in Krankenhäusern haben sich in den vergangenen Jahren gewandelt. Früher sollten klinische Dokumente, DICOM-Bilder oder Rechnungen einfach entsprechend der Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Heute sind Management-Lösungen gefragt, die alle in einem Krankenhaus entstehenden Informationen zusammenführen, verwalten und sowohl intern als auch einrichtungsübergreifend zur Verfügung stellen.

Herausforderungen für die Healthcare-IT

Der Trend zum „papierarmen“ Krankenhaus hält an. Praktisch jedes deutsche Klinikum hat heute ein Klinikinformationssystem (KIS) im Einsatz und die meisten medizintechnischen Geräte geben ihre Messergebnisse inzwischen digital aus. Hinzu kommen Daten aus der Verwaltung, beispielsweise aus der Logistik oder dem Rechnungswesen. In den Krankenhäusern entstehen so jedes Jahr  Millionen von elektronischen Dateien, die nicht nur gesetzeskonform archiviert sondern den Mitarbeitern und zunehmend auch den Prozessen schnell bereitgestellt werden müssen. Dadurch wandeln sich auch die Anforderungen an die IT, insbesondere an die Dokumentenmanagement- und Archivsysteme (DMAS).

Trend zum ganzheitlichen ECM-System

Ursprünglich wurden nur Dokumente und medizinische Bilder in verschiedenen Archiven gespeichert. Heute geht der Trend dahin, alle Daten – dazu zählen zum Beispiel auch hochauflösende Videos, Audioaufnahmen oder Biosignale – in einem zentralen Archiv abzulegen. Die Bandbreite des Angebots reicht vom PACS-basierten medizinischen Universalarchiv, das die Daten im DICOM- oder Originalformat speichert, bis zu den Enterprise Content Management (ECM) Systemen. Diese kommen dem Bedürfnis der Krankenhäuser nach einem zentralen Datenmanagement am ehesten entgegen. Sie erfassen, verwalten und speichern sowohl die im klinischen Bereich erzeugten, so genannten unstrukturierten Dokumente wie etwa Bilder oder Arztbriefe, als auch die strukturierten Daten aus der Verwaltung. Das ECM-System empfängt die Daten aus den verschiedenen Informations- und Dokumentationssystemen und verteilt diese wie eine Datendrehscheibe dorthin, wo sie benötigt werden.

Konsolidierung verlangt intersektorale Workflowunterstützung

Die einrichtungsübergreifende Kommunikation erlangt vor allem durch den verstärkten Zusammenschluss von Krankenhäusern eine zunehmende Bedeutung. Die einzelnen Einrichtungen dieser neu entstehenden Organisationen, die vom Krankenhaus über das MVZ bis zur Rehaklinik die gesamte Wertschöpfungskette abbilden, arbeiten aus Synergiegründen verstärkt auch im klinischen Bereich zusammen. Das bedeutet für DMAS und ECM-Systeme, dass sie auch medizinisch-administrative Workflows über die verschiedenen Einrichtungen abbilden müssen, wie etwa im Bereich des Forderungsmanagements.

Kommunikation mittels IHE setzt sich durch

Für den einrichtungsübergreifenden Informationsaustausch setzt sich immer mehr der internationale Standard „IHE XDS“ durch („Cross Enterprise Document Sharing“). Damit DMAS- oder ECM-Systeme einerseits als IHE-Dokumentenarchiv arbeiten und andererseits fremde IHE-Archive als „Consumer“ oder als „Source“ ansprechen und verwenden können, müssen alle vier Rollen des IHE-XDS-B Profils unterstützt werden. Natürlich müssen auch nicht IHE-fähige Partner in den Informationsaustausch eingebunden werden. Das DMAS oder ECM-System wird also idealerweise zum IHE-Gateway, das die klassische Klinik-IT und IHE miteinander verbindet.

Die beschriebenen Trends zeigen eines ganz deutlich. Dokumentenmanagement- und Archivlösungen in Gesundheitseinrichtungen entwickeln sich weg von der reinen Datenablage hin zum unternehmensweiten Informations-Management-Tool, dass in der IT-Infrastruktur zunehmend eine zentrale und erfolgsentscheidende Rolle spielt.

Über den Autor

NEXUS / MARABU Redaktionsteam

Das NEXUS / MARABU Redaktionsteam besteht aus Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen, die ihren Erfahrungsschatz sowie interessante News und Links zu Branchenthemen abwechselnd in unserem Magazin veröffentlichen.

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