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Bitkom veröffentlicht Leitfaden für den Einsatz externer Scan-Dienstleister
Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für das Dokumentenmanagement nennt der Bitkom-Leitfaden die folgenden sieben Aspekte, die Unternehmen berücksichtigen sollten.
1. Referenzen
Hilfreich kann es sein, sich Referenzen des potentiellen Dienstleisters vorlegen zu lassen und beim Referenzunternehmen selbst nachzufragen. Partner mit Erfahrung versprechen einen reibungsloseren Ablauf beim Outsourcing dokumentenbezogener Prozesse.
2. Zertifizierungen
Zertifizierte Dienstleister garantieren die maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Verarbeitung von Dokumenten. Für die Wahl des richtigen Partners sollte man sich deshalb vorab über seine Zertifizierungen und deren Bedeutung informieren.
3. Regulatorische Vorgaben und „Tax-Compliance“
Hält der Dienstleister maßgebliche regulatorische Vorgaben ein und erfüllt er steuerliche Pflichten? Unternehmen sollten ihre Steuerabteilung oder ihren Wirtschaftsprüfer rechtzeitig in die Wahl des Dienstleisters einbinden, um solche wichtigen Fragen zu klären.
4. Projektorganisation und Ansprechpartner
Ein weiteres Kriterium ist die Projektorganisation des Dienstleisters. Gibt es dort einen festen Ansprechpartner für das eigene Unternehmen? Zentrale Ansprechpartner gewährleisten einen reibungslosen Ablauf und erleichtern so die Zusammenarbeit.
5. Anpassung bestehender Prozesse
Das eigene Unternehmen sollte offen für Veränderungen in der internen Organisation sein. Das Outsourcing des Dokumentenmanagements trägt nämlich maßgeblich dazu bei, zusätzliche Ressourcen frei zu machen. Die können dann an anderer Stelle zum Einsatz kommen.
6. Allmähliche Projektumsetzung
Vor allem wenn das Outsourcing-Projekt komplex ist, sollte das Unternehmen sich vornehmen, es zunächst in kleinen Schritten umzusetzen. Nur so ist der reibungslose Übergang von internen in externe Prozesse gewährleistet.
7. Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
Die interne Revision und der eigene Datenschutzbeauftragte sollten rechtzeitig in die Entscheidungsfindung eingebunden sein. Das vermeidet ungeahnte rechtliche Schwierigkeiten beim Umstieg auf den externen Dienstleister.

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Das NEXUS / MARABU Redaktionsteam besteht aus Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen, die ihren Erfahrungsschatz sowie interessante News und Links zu Branchenthemen abwechselnd in unserem Magazin veröffentlichen.
