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Bitkom-Leitfaden mit 10 Merksätzen zur elektronischen Archivierung

Statt Akten in Regalen zu stapeln, nutzen viele Unternehmen heute Systeme zur elektronischen Archivierung. Dabei müssen sie eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen einhalten, um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren. Hier setzt der neue Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ an, der vom Bitkom in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) erarbeitet wurde. Er erläutert kurz und kompakt in zehn einfachen Sätzen die wichtigsten Regelungen der GoBD und gibt entsprechende Ratschläge für die digitale Archivierung in Unternehmen.

Die zehn Merksätze für die elektronische Archivierung im Überblick:

  1. Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

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Das NEXUS / MARABU Redaktionsteam besteht aus Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen, die ihren Erfahrungsschatz sowie interessante News und Links zu Branchenthemen abwechselnd in unserem Magazin veröffentlichen.

Digitale Archivierung

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